Potřebná nastavení v Business Central
- Lenka Zelinova
- Barbora Golasowská
Následující text je kompletní dokumentací integrace mezi Tempo a Business Central. Skládá se ze tří hlavních částí: nastavení a podrobného popisu stahování worklogů, a to buď ručně, nebo automaticky.
Potřebná nastavení
Pro integraci s Tempem je nutné nastavit tabulku Nastavení Tempo Integrace, kde je potřeba zadat integrační klíče a URL, které umožní propojení Jiry a Tempa s Business Centralem.
Aby integrace fungovala správně musí být nastaveny šablony deníku projektu, nastavení zdrojů a být vytvořené příslušné číselné řady.
Obecná doporučení
Pro zjednodušení celého procesu nastavení doporučujeme využít našeho Průvodce nastavením Tempo integrace, kterého naleznete v sekci Asistované nastavení dostupné přes vyhledávací panel. Po vyplnění všech údajů potřebných k připojení náš průvodce otestuje, zda je připojení navázáno správně a zda máte všechna potřebná oprávnění.
Kompletní dokumentaci k asistovanému nastavení Tempo integrace je možné nalézt pod tímto odkazem.
Vzhledem k tomu, že integrace vyžaduje pouze jeden Jira účet a jednoho uživatele pro připojení, doporučujeme, aby osoba odpovědná za nastavení integrace byla technickým uživatelem nebo správcem, ideálně s přístupem ke všem projektům, issues a worklogům.
Kromě průvodce můžete využít také tooltipy, které uvádějí příklady hodnot, které systém očekává, že zadáte.
Nastavení Tempo Integrace
Nastavení spojená s integrací s Tempem lze vyhledat přes lupu pod názvem Nastavení Tempo Integrace. Nastavení je rozděleno do jednotlivých sekcí.
Sekce API
Tato část je již předvyplněna přístupovými údaji, které jste zadali do průvodce při nastavování integrace. Můžete ji přeskočit a přejít k další části.
vyměnit screenshot
Sekce Fronta úloh
Následující nastavení je možné přizpůsobit dle potřeb klienta:
Stahovat worklogy aktualizované od - při automatickém stažení přes frontu úloh se pole vyplňuje automaticky datem a časem posledního úspěšného spuštění fronty úloh (datum a čas započetí nikoliv ukončení)
Pro manuální stažení všech worklogů pro všechny projekty lze zadat konkrétní datum odkdy se mají worklogy stahovat. Pokud pole zůstane prázdné tak dojde ke stažení všech historický worklogů.
Den začátku dalšího období - určuje den v měsíci, od kterého se již nestahují worklogy z předchozího měsíce
Automaticky stahovat pro všechny úlohy projektů - pokud je pole zaškrtnuté, při spuštění fronty úloh se automaticky stáhnou všechny worklogy pro všechny úlohy projektu
Pokud pole není v nastavení zaškrtnuté, uživatel si u každé úlohy projektu na kartě projektu může zvolit, zda má být automaticky stahována či nikoliv.
Naopak pokud je pole v nastavení zaškrtnuté, uživateli se nezobrazuje možnost zvolit, zda se mají worklogy pro danou úlohu stahovat či nikoliv.
Sekce Tvorba deníků projektů
Šablona deníku projektů - lze vybrat právě 1 šablonu pro deník projektu. Více v nastavení šablony deníku projektu
Editovatelné řádky deníků projektů - zatržené pole značí, že všichni uživatelé budou moci upravovat řádky deníků projektů bez omezení
Řádky deníků projektů editovatelné pro vedoucího projektu - zatržené pole určuje, že možnost editovat řádky deníků projektů budou mít pouze uživatelé, kteří jsou na kartě daného projektu vedeni jako vedoucí projektu
Pokud nebude povolena ani jedna z možností pro editovatelnost řádků projektů, uživatelé stále budou mít možnost mazat celé řádky, případně aktualizovat ceny zdrojů přes akci → Aktualizovat částky
Automaticky tvořit zdroje - zatržené pole určuje, zda se budou neexistující zdroje v Business Central automaticky tvořit při stažení worklogů
Výchozí měrná jednotka zdroje - výchozí měrná jednotka při tvorbě zdroje
Výchozí Obecná účto skupina zboží zdroje - výchozí Obecná účto skupina zboží při tvorbě zdroje
Pokud je nastavena výchozí měrná jednotka a Obecná účto skupina zboží zdroje plní se tyto hodnoty i při manuálním vytvoření karty nového zdroje.
Sloučit worklogy při účtování - výchozí pravidlo sloučení worklogů pro projekty, které nemají nadefinované pravidlo slučování přímo na kartě projektu. Máte na výběr z následujících pravidel:
Neslučovat - při zápisu worklogů do systému se každý řádek deníku projektu propíše 1:1 do položek projektu
Sloučit po zdrojích - při zápisu worklogů do systému se řádky sloučí po zdrojích v poměru N:1 (N worklogů pro zdroj A se sloučí do 1 položky projektu pro zdroj A)
Sloučit na jeden finanční účet - při zápisu worklogů do systému se filtrované řádky sloučí na 1 finanční účet, který uživatel zvolí v poměru N:1 (N worklogů se sloučí do 1 položky projektu s vybraným fin. účtem)
Sekce Výchozí hodnoty manuálního stažení
Toto nastavení určuje výchozí nastavení polí, které se nacházejí na stránce pro manuální stažení worklogů.
Zahrnout nestahované automaticky - pole je možné zatrhnout pouze, pokud v sekci Fronta úloh není zatržené pole Automaticky stahovat pro všechny úlohy projektů.
Sekce Kontroly účtování deníků projektů
Kontrolovat status worklogu - určuje, zda bude při účtování řádků deníku projektu kontrolován status worklogu “Schváleno”
Kontrolovat pořizovací cenu - určuje, zda bude při účtování kontrolováno, že je pořizovací cena zdroje v řádcích deníku projektu <>0
Kontrolovat jednotkovou cenu - určuje, zda bude při účtování kontrolováno, že je jednotková cena zdroje v řádcích deníku projektu <>0
Kontrolovat odlišná čísla dokladu - určuje, zda bude při účtování řádků deníku projektu kontrolováno, že číslo dokladu všech řádků je shodné
Kontrolovat již zaúčtovaná čísla dokladu - určuje, zda bude při účtování řádků deníku projektu kontrolováno účtování duplicit dle čísla dokladu a projektu v položkách projektu
Nastavení šablony deníku projektu
Pro správnou funkčnost je potřeba mít nastavené šablony deníků projektu a právě jednu šablonu deníku projektu vyplnit do tabulky Nastavení Tempo integrace.
Jednotlivé listy deníku projektu není nutné manuálně tvořit. Systém je automaticky vytvoří při prvním stažení worklogů nebo při prvním manuálním otevření deníku projektu z karty projektu. Název listu deníku je odvozen od názvu samotného projektu.
Pokud existuje více projektů, které na prvních 10 pozicích názvu mají shodné hodnoty, listy deníku budou tvořeny s číselnou příponou a celý název projektu bude automaticky překopírován do pole popis listu deníku.
Nastavení zdrojů
Pokud budou zdroje v Business Central tvořeny manuálně, do tabulky Nastavení zdrojů je zapotřebí přiřadit číselnou řadu pro pole Čísla zdrojů.
Přiřazená číselná řada by měla mít povoleny ruční čísla. A samotné číslo zdroje v Business Central (primární klíč) doporučujeme plnit jménem zdroje namísto čísla, které se poté bude i zobrazovat v řádcích deníku projektu a případných navazujících položkách/reportech.
Pokud budou zdroje v Business Central tvořeny pouze integrací s Tempem není potřeba nastavovat ruční číselnou řadu pro zdroje a také přiřazovat tuto číselnou řadu v tabulce Nastavení zdrojů
Nastavení na kartách projektů
Na kartě každého projektu, pro který mají být worklogy stahovány, je potřeba vyplnit v hlavičce projektu pole:
Jira klíč projektu - odpovídá klíči projektu v Jiře, je možné vyplnit libovolný počet klíčů projektu
Pokud si nejste jistí, odkud vzít hodnotu vašeho Jira klíče projektu, přejděte do této části dokumentace.
Po kliknutí do šedého pole se zobrazí tabulka, kde je možné přidat Jira klíče projektu buď přes akci +Nový a nebo psaním do nového prázdného řádku.
A dále v úlohách každého takového projektu je nutné vyplnit pole:
Tempo Account - Odpovídá Tempo Account klíči, který lze nalézt buď v detailech daného projektu v Jiře, nebo také v Tempu v záložce Accounts.
Pokud si nejste jistí, odkud vzít hodnotu vašeho Tempo Account klíče, přejděte do této části dokumentace.
Typ řádku deníku projektu - ponechat prázdné
Doporučujeme při vytváření nového účtu v Tempo při vyplňování polí Account Name a Account Key nepoužívat znaky @, & a #, které nejsou podporované pro vyhledávání a následné stahování worklogů.
Typ řádku deníku projektu určuje, zda se při zaúčtování budou tvořit pouze podklady pro rozpočet/plán (nákladová strana) nebo pouze pro fakturaci (prodejní strana) a nebo se budou tvořit podklady pro obě obě strany současně.
Systém zabraňuje tvorbě duplicitních záznamů v Business Central tak, že neumožňuje přiřadit shodný Jira klíč projektu a shodný Tempo account k vícero kartám projektu. Naopak systém umožňuje přiřadit shodné Tempo accounty k rozdílným Jira klíčům projektu.
Pro následné analýzy bylo vytvořeno pole Součtová skupina, která umožní sumarizovat položky nákladů a prodeje dle zahrnutých Tempo Accountů. Všechny řádky se stejnou součtovou skupinou se tak v následných analýzách zobrazí jako jeden souhrnný údaj.
Pro nově založené úlohy projektu se pole automaticky plní názvem projektu a uživatel si poté může hodnotu libovolně změnit
Součtovou skupinu lze například využít v Power BI reportech jako základní sumarizační filtr, pokud některé Tempo accounty mají být sledovány jako jeden celek.
Volitelně lze na kartě každého projektu definovat, zda se mají worklogy při účtování slučovat dle předdefinovaných pravidel
Neslučovat - při zápisu worklogů do systému se každý řádek deníku projektu propíše 1:1 do položek projektu
Sloučit po zdrojích - při zápisu worklogů do systému se řádky sloučí po zdrojích v poměru N:1 (N worklogů pro zdroj A se sloučí do 1 položky projektu pro zdroj A)
Sloučit na jeden finanční účet - při zápisu worklogů do systému se filtrované řádky sloučí na 1 finanční účet, který uživatel zvolí v poměru N:1 (N worklogů se sloučí do 1 položky projektu s vybraným fin. účtem)
V případě, že na kartě projektu není vybrána žádná možnost pro slučování worklogů při účtování, systém se řídí výchozím pravidlem definovaným v Nastavení Tempo Integrace
Nastavení karet zdrojů
Pokud jsou zdroje vytvářeny manuálně, je potřeba vyplnit pole:
Číslo - unikátní ID zdroje v Business Central
Jira jméno zdroje - odpovídá názvu zdroje v Jiře
Jira Account ID - unikátní ID zdroje v Jiře
Základní měrná jednotka
Obecná účto skupina zboží
Pokud v Business Central i v Jiře bude existovat zdroj s unikátním názvem (číslo v Business Central a jméno v Jiře) systém si automaticky doplní Jira jméno zdroje a Jira account ID již při manuálním vytváření zdroje (musí být zachována diaktritika).
Pokud bude existovat více zdrojů se shodným názvem, systém nebude schopen automaticky přiřadit Jira jméno zdroje a Jira account ID.
Pokud jsou nové zdroje tvořeny automaticky při stažení worklogů, uživatelé nemusí vyplňovat tyto hodnoty a systém je vyplní dle informací z Jiry:
Číslo = jméno zdroje v Jiře
Jira jméno zdroje
Jira Account ID
Základní měrná jednotka - musí být zadáno v Nastavení Tempo Integrace
Obecná účto skupina zboží - musí být zadáno v Nastavení Tempo Integrace
Pokud bude v Business Central existovat zdroj, ale nebude mít zadáno Jira Account ID, systém jej nerozpozná a vytvoří nový zdroj s číselnou příponou. Obdobně budou vytvářeny zdroje se shodným Jira jménem zdroje.
Uživatel musí vždy definovat pole na kartě zdroje, která souvisí s jeho cenou:
Pořizovací cena - cena zdroje, která představuje nákladovou část
Jednotková cena - cena zdroje pro prodejní část
Pokud má zdroj rozdílné prodejní ceny dle projektů, na kterých je alokován, je možné nastavit tuto jednotkovou cenu pro jednotlivé projekty a to přes karty projektů.
Na kartě projektu přes Ceny & slevy → Zdroj
Poté je možné pro konkrétní projekt a případně i jednotlivé úlohy projektu určit prodejní cenu jednotlivých zdrojů.
Prodejní jednotková cena zdroje pro konkrétní projekt má vyšší prioritu než jednotková cena zdroje na kartě daného zdroje.
Nastavení položky fronty úloh
K automatickému stahování worklogů slouží nastavení položky fronty úloh. Stahování doporučujeme nastavit na každý den v nočních hodinách. Stahují se vždy všechny nové a aktualizované worklogy. Tím je zajištěno, že data v Business Centralu jsou stále aktuální a také je zajištěna konzistence dat mezi ERP a Tempem.
Vaše položka fronty úloh bude automaticky přednastavena při instalaci integrace v jednom z kroků našeho asistovaného průvodce nastavením. Pokud chcete nastavení upravit, v následující části je popsána doporučená konfigurace.
Karta položky fronty úloh by měla být nastavená následovně. Nejdůležitější je nastavení prvních dvou polí níže, které definují správnou proceduru pro spuštění
Typ objektu by měl být nastaven na Procedura.
ID objektu by mělo být nastaveno na 71231913.
Další obecná pole typu Datum a čas prvního spuštění případně Časový limit úlohy a hodnoty v sekci Perioda záleží na vašich osobních preferencích.
Pokud chcete být informováni v případě, že fronta úloh přestane z jakéhokoli důvodu běžet, doporučujeme nainstalovat naše rozšíření Job Queue Notifications. Další podrobnosti naleznete v naší nabídce na Marketplace.
Aby fronta automaticky probíhala dle nastaveného harmonogramu je potřeba ji spustit. Od verze 22 může spouštět fronty úloh pouze koncový uživatel (zákazník), externí uživatelé (konzultanti) na to nemají dostatečné oprávnění.
Každá nová fronta úloh je nastavena na Vyčkávat. Spuštění fronty úloh je možné přímo z karty dané položky přes akci Nastavit stav na Připraveno.
Nastavení oprávnění uživatelů
Aby uživatelé mohli pracovat s řádky plánování projektu a používat integraci s Tempo, musí mít přiřazené odpovídající oprávnění - Tempo Integration
