Párování bankovních výpisů v20
- Sebastián Benna
Tento dokument popisuje, jak probíhá párování transakcí z bankovního výpisu ve verzi 20.
Nastavení
Bankovní účty
Nejdříve je potřeba nastavit bankovní účty. Pro párování výpisů je potřeba nastavit zejména:
Číselné řady výpisů
Pole v sekci Deník plateb
Poli Kód pravidla hledání se věnuje detailněji následující podkapitola
Formát importu bankovních výpisů
Název šablony a listu deníku plateb, kam se transakce mají importovat po vydání výpisu
Je doporučeno pro každý účet mít separátní list deníku pro lepší přehlednost
Pravidla hledání
Pravidla hledání jsou v systému od verze 20. Je možné si založit libovolný počet těchto pravidel (kdyby se pravidla u jednotlivých účtů lišila).
U každého pravidla hledání je potřeba nastavit unikátní kód a popis. Dále se nastavují samotné řádky pravidel hledání. Řádky je potřeba seřadit dle priority. Lze tedy například nastavit první řádek s nejvyšší prioritou, že systém má hledat nejdříve položky, kde je stejný VS, bankovní účet i částka. Pokud tato položka neexistuje, tak se uplatní další řádek v pořadí, tedy například pravidlo, že položka se shoduje ve VS a částce.
V rámci řádků se také nastavuje, jestli dané pravidlo je platné pro odchozí/příchozí platby nebo obě. Dále se určuje, jestli má systém hledat v položkách zákazníka, dodavatele, položkách zaměstnanců, záloh…
V poli vícenásobný výsledek se určuje, jak systém má rozhodnout, kterou položku oproti transakci napárovat, existuje-li více položek splňující dané pravidlo hledání:
o První vytvořená položka – je vybrána nejstarší položka
o Naposledy vytvořená položka – je vybrána nejnovější položka
o Nejbližší datum splatnosti – je vybrána položka s nejstarším datem splatnosti. Pokud nastane i shoda v datu splatnosti, je vybrána první položka.
o Poslední datum splatnosti – je vybrána položka s nejmladším datem splatnosti. Opět nastane-li shoda data, vybere první položku.
o Nejbližší zúčtovací datum – je vybrána položka s nejstarším zúčtovacím datem. Pokud se data shoduje, vybere první položku.
o Poslední zúčtovací datum – je vybrána položka s nejmladší zúčtovacím datem. Při shodě data, vybere první položku.
o Nejmenší zbývající částka – je vybrána položka s nejmenší hodnotou v poli Zůstatek LM. Při shodě částek, vybere první položku.
o Největší zbývající částka – je vybrána položka s největší hodnotou v poli Zůstatek LM. Při shodě částek, vybere první položku.
o Pokračovat – není vybrána žádná položka a pokračuje se dalším možným pravidlem hledání.
Filtrovací pravidla: pole v této části je možné definovat pouze v případě, že je na daném řádku pravidla hledání vybrán Obor hledání – Mapování účtů. V takovém případě systém nehledá v položkách.
· Filtr popisu – zde je možné zapsat popis transakce z bankovního výpisu. Např. při zadání @poplatek bude systém hledat, zda popis transakce v bankovním výpisu obsahuje slovo poplatek bez ohledu na diakritiku a velikost písmen.
· Filtr variabilního symbolu, konstantního symbolu, specifického symbolu – stejné jako pro Filtr popisu, ale pouze s tím rozdílem, že hledá nad polem VS, KS nebo SS.
· Typ účtu a číslo účtu – pokud systém v řádku bankovního výpisu najde shodu v zadaných filtrech, tak se do řádku finančního deníku do pole typ účtu a číslo účtu zapíšou hodnoty z těchto dvou nadefinovaných polí v Pravidlech hledání
Šablony a listy deníku plateb
Pro každý bankovní účet je potřeba založit separátní list deníku, kam se mají transakce z výpisu importovat. V listu je potřeba definovat protiúčet jako daný bankovní účet, jinak list nebude možné nastavit na kartě bankovního účtu.
Import bankovních výpisů
Import bankovních výpisů probíhá stejně jako v předchozích verzích. Jakmile je výpis zkontrolován je možné ho vydat nebo vydat a ihned vytvořit odpovídající řádky v deníku.
Po vytvoření řádků v deníku systém zkusí napárovat automaticky položky dle nastavených pravidel hledání, je-li automatické párování na bankovním účtu povoleno. Pokud není povoleno, tak v deníku plateb je možné automatické vyrovnání spustit pomocí Akce → Funkce → Párovat dle vyhledávacího pravidla.
Napárované položky je možné vidět v poli Číslo vyrovnání dokladu.
Ve vyznačených polích níže je i viditelné, jak systém k napárování došel.
Poklud některá položka není spárovaná, tak ji systém vyrovná oproti účtu, který je určen jako účet nespárovaných plateb na kartě bankovního účtu. Pokud napárování je chybně, je potřeba v poli Číslo vyrovnání dokladu odstranit stávající vyrovnání, v typu protiúčtu a jeho čísle určit správnou protistranu a napárování na konkrétní položky dané strany poté probíhá přes Proces vyrovnat položky.
V deníku plateb přibyla akce Odsouhlasit v sekci Proces.
Přes ní je možné si zobrazit statistiku sald.
Otázky:
V této verzi je tedy potřeba separátně účtovat platby a odsouhlasení bankovního účtu.
Pro archivaci je potřeba nastavit listy deníku, aby se přenášely do zaúčtovaných deníků.
Když je položka z výpisu napárovaná proti faktuře, tak systém určí typ dokladu = Faktura. Pokud je položka párovaná proti dobropisy, tak typ dokladu = Refundace. Pokud je položka napárovaná oproti platbě, tak typ dokladu je prázdný.
Účtovaný finanční deník nelze tisknout…-> tisknout zaúčtované výpisy?