Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 12 Current »

Základní informace

Tento dokument popisuje, jak je možné v systému založit nový komplex, a kde je možné nastavit všechna příslušná pole. Také je zde popsáno, proč se daná pole nastavují, a kde jsou dále využívána.

Popis funkcionality

Založení nového komplexu je potřeba v případě, kdy komplex ještě není v systému evidován.

Založení nového komplexu

Založení nového komplexu je možné ze seznamu komplexů. Ten lze otevřít z Role Centra pomocí tlačítka Komplexy. Pro založení nového komplexu slouží akce +Nový.

Po zvolení této akce se otevře karta nového komplexu, kde všechna pole jsou prázdná. Kód komplexu zvolte tak, aby daný kód byl v systému unikátní a také, aby bylo ihned jasné, o který komplex se jedná. Například lze zvolit první dvě písmena ulice, kde se komplex nachází a přidat číslo popisné.

Kód komplexu se dále v systému propisuje do seznamu smluv, seznamu nájemníků…Proto je důležité tento kód zvolit vhodně, aby bylo každému jasné, o který komplex se jedná. Pomocí tohoto pole je také možné příslušné seznamy filtrovat.

Další pole na kartě komplexu vyplňte dle potřeby.

Pole Typ Komplexu lze nastavit na Bytový či Lůžkový. Pokud poté založíte jednotku k tomuto komplexu, tak jednotka automaticky zdědí tento typ. Na jednotce lze ale typ přepsat. Toto je možné, protože některé komplexy mohou být smíšené (mohou mít bytové i lůžkové jednotky). Toto pole tedy nastavte dle toho, který typ jednotek v komplexu je četnější.

Status lze nastavit na Aktivní či Neaktivní. Pouze aktivní komplexy se zahrnují do statistik viditelných v Role Centru (počet volných jednotek, měsíční ztráta…). Proto pokud v systému již evidujete komplex, který ovšem ještě není v provozu nastavte jej na neaktivní, aby tyto statistiky neovlivňoval.

Pole ze sekce Adresa či informace o vlastníkovi nejsou využívaná dalšími funkcionalitami, ale hodnoty těchto polí se propisují do smluv.

Nastavení komplexu

Při zakládání nového komplexu je důležité také pamatovat na Nastavení komplexu. Toto nastavení je možné otevřít ze seznamu komplexu, kdy stačí označit v seznamu požadovaný komplex a kliknout na Nastavení nebo Nastavení komplexu je dostupné také z karty komplexu.

V tomto nastavení je potřeba nastavit tato pole v těchto sekcích:

  • Sekce Obecné

    • Kód pronajímatele - pronajímatel z komplexu se propíše i do vztažených jednotek, kde jde případně změnit. Informace o pronajímateli se propisují do smluv, dodatků a faktur.

    • Kód makléře - kontaktní údaje makléře jsou zobrazeny nájemníkům v portále. Také je makléř informován o aktivitách nájemníků daného komplexu (např. podá-li někdo výpověď nebo zašle scan dokladu). Dále se kontakt na makléře komplexu propisuje do určitých emailových notifikací.

    • Správce - určuje správce komplexu. Kontaktní údaje se propisují do vybraných emailových notifikací.

    • Technickou správu - kontaktní údaje jsou zobrazeny nájemníkům v portále

    • Automaticky prodlužovat smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit

    • Vyúčtovávat - jestliže by některé služby byly na jednotky přidávány manuálně, tak se automaticky nastaví dle tohoto nastavení. Pokud by daná služby měla opačné nastavení, tak to lze na samotné jednotce/lůžku změnit

    • Číselná řada smluv - číslo smlouvy je automaticky nastaveno dle této číselné řady a nelze změnit. Také je automaticky nastaven variabilní symbol pro danou smlouvu. VS při přiřazování nájemníka lze změnit.

    • Číselná řada pohledávek - čísla pohledávek, které se generují po podpisu smlouvy automaticky mají čísla dle této číselné řady

    • Číslo IDUB - toto číslo je potřeba pro komunikaci s Ubyportem.

    • UbyPort Login - login do webové služby, aby bylo možné nájemníky nahlašovat přímo z BC

    • UbyPort Password - heslo do webové služby, aby bylo možné nájemníky nahlašovat přímo z BC

    • Pohoda středisko - je potřeba vyplnit názvem střediska z Pohody. Název je potřeba vykomunikovat s účetními, kteří mají do Pohody přístup. Díky tohoto pole je poté možný export transakcí do XML a při importu do Pohody systém určí, jakému středisku transakce náleží.

    • Typ smlouvy - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko je toto pole nastaveno dle tohoto nastavení. Při samotném přiřazení lze nastavení změnit

    • Zastoupena plnou mocí - je potřeba vybrat makléř nebo správa. Údaje o této zastupující osobě se poté propisují do některých dokumentů

Každé ubytovací zařízení má v rámci UbyPortu své přihlašovací údaje - login + heslo. Pro udělení těchto údajů je potřeba kontaktovat cizineckou polici s prosbou o udělení přihlašovacích údajů do webové služby (WS) UbyPort + zaslat IDUB daného zařízení. Dále cizinecká policie potřebuje znát název softwaru, přes který budou nájemníci nahlašováni. Název jsme zvolili “OnPoint Portal”.

  • Sekce Portál

    • Souhrnná platba v portále - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje nastavení tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je toto pole zaškrtlé a měna nájmu i služeb v dané smlouvě je stejná, tak nájemník v portále vidí souhrnnou částku (= nájem + služby).

    • Bez možnosti výpovědi nájemníkem - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je toto pole zaškrtlé, tak nájemník nemůže danou smlouvu přes portál vypovědět.

  • Sekce Indexace

    • Indexace od - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tohoto pole dle nastavení příslušného komplexu. Pokud je spuštěna inflační doložka například od 1.3., tak systém respektuje měsíc uvedený v tomto poli a buď danou smlouvu indexuje od pozdějšího měsíce dle nastavení tohoto pole nebo vytvoří pohledávku pokrývající měsíce zpětně. Více viz Úprava výše nájmu a služeb

    • Maximální a minimální indexace - obě pole systém navrhuje při přiřazení nájemníka na jednotku/lůžko dle nastavení komplexu. Při spuštění inflační doložky systém kontroluje, že zvolená inflace je v daném intervalu. Pokud není, tak použije jednu z krajních hodnot intervalu.

    • Typ indexace - typy si mohou uživatelé vytvářet dle potřeby. U každé smlouvy je poté toto pole modifikovatelné. Při spuštění inflační doložky je možné si vyfiltrovat pouze smlouvy, které se mají indexovat dle výpočtu ČNB například.

  • Sekce Platby

    • Platební podmínky (jednotlivé data splatností a výpovědní lhůta) - při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky pro danou smlouvu navrhuje tyto data splatností a na základě tohoto nastavení také navrhuje splatnost prvního nájmu a kauce. Vše lze při přiřazování nájemníka změnit

    • Upomínky - dle tohoto nastavení jsou nájemníci upomínáni

Pro upomínání jsou k dispozici 3 nastavovací pole:

  • Upomínání před splatností

    • Počet dní upomínek před splatností

      • určuje zaslání první upomínky na blížící se splatnost

      • pokud je splatnost například 10.1. a toto pole má nastavenou hodnotu 5, tak první upomínka bude odeslána 10-5 = 5. ledna

    • Perioda upomínání před splatností (dny)

      • určuje četnost upomínání před splatností

      • pokud je zde nastavena například 2, tak v příkladu výše je uvedeno, že uvedená pohledávka bude poprvé upomenuta 5.1. Díky nastavení tohoto pole další upomínka bude 5+2=7. ledna a další bude 7+2=9. ledna (pokud nájemník platbu uhradí například 8.1. a platba bude v systému ten den napárována, tak upomínka 9.1. samozřejmě neproběhne)

      • 9+2=11, ovšem 11. ledna je pohledávka již po splatnosti. Na tento typ upomínání je potřeba nastavit pole popsáno níže

  • Upomínání po splatnosti

    • Perioda upomínání po spl. (dny)

      • Určuje periodu upomínání po splatnosti

      • Je-li toto pole nastaveno například na 3 a pohledávka je splatná 10.1., tak první upomínka po splatnosti proběhne 10+3=13. ledna. Další poté 13+3=16. ledna a v této periodě bude nájemník upomínán, dokud pohledávku neuhradí

      • Upomínky po splatnosti jsou zasílány hromadně pro společný VS = pokud pro určitou smlouvu nájemník dluží po splatnosti na více pohledávkách (například jedna je splatná 10.1. a druhá 10.2. a již je 11.2.), tak tato perioda upomínání se vždy počítá dle pohledávky po splatnosti s nejstarším datem splatnosti.

Pokud pole pro upomínání před nebo po splatnosti mají vyplněnou 0, tak nájemníci daného komplexu nejsou upomínáni před/po splatnosti v závislosti na tom, ve kterém poli je 0 nastavena.

Více k emailovému upomínání zde: Emailové notifikace a upomínky

  • Sekce Smlouvy

    • v této sekci se nastavují šablony pro smlouvy a dodatky, které systém má zasílat jednotlivým nájemníkům do portálu

Tiskové sestavy pro samotné smlouvy lze nastavit v systému 3. Jedna je pro lůžkové smlouvy a tato sestava se tedy tiskne, je-li pronajato lůžko. Další dvě sestavy jsou pro bytové smlouvy a dle typu smlouvy (nájemní/podnájemní) systém určí, kterou sestavu vytiskne a případně zašle nájemníkovi do portálu k podpisu.

V sekci smlouvy ENG se nastavují anglické textace jednotlivých dokumentů. Pokud nájemník nemá na své kartě uveden kód jazyka CSY nebo SKY, tak se mu budou posílat dokumenty v anglické verzi, pokud tato verze existuje. Obdobná logika nastavení jazyka je i u zasílání emailových notifikací.

  • No labels