Dlouhodobý majetek - celkový přehled
- Sebastián Benna
- Lenka Zelinova
- Barbora Golasowská
Základní informace
Cílem tohoto dokumentu je popsat funkcionalitu Business Centralu v oblasti dlouhodobého majetku – jeho evidenci, správu, pořízení, zařazení, odepisování apod.
Potřebná nastavení
Než začneme připravovat potřebná nastavení pro dlouhodobý majetek, je nutné založit číselnou řadu pro dlouhodobý majetek: Číselná řada → Nový, kde se definuje Kód, Popis, Počáteční číslo, Počáteční datum, příp. jestli je přípustné ruční číslovaní.
Nastavení DM
Samotné nastavení se provádí v nabídce Nastavení DM, kterou lze vyvolat přes vyhledávací lupu. Na kartě Nastavení DM lze určit od jakého data do kterého lze v systému o DM účtovat. Dále se zde nastavují výchozí knihy odpisů a číselné řady.
Zaškrtávátko Pořízení DM jako pořízení určuje, zda při nákupu majetku na fakturu bude možné majetek rovnou zařadit či nikoliv. Pokud je pole aktivní, pak v řádcích nák. faktury v poli Typ účtování DM, si systém vynutí možnost Pořízení. Po zaúčtování nák. faktury bude nutné majetek manuálně zařadit přes příslušné deníky majetku.
Dále se z karty Nastavení DM lze prokliknout do souvisejících nastavení pomocí odkazů Obecné, Odpisy, Účtování a Šablony deníků. Jednotlivá nastavení jsou popsána v následujících podkapitolách.
Obecné
V nastavení DM → Obecné se definují třídy a podtřídy majetku, resp. umístnění majetku.
Pomoci Tříd a Podtříd se majetek kategorizuje do jednotlivých skupin. Doporučuje se zvolit tyto Třídy: hmotný majetek, nehmotný a finanční:
Podtřídami si účetní jednotka nastavuje třídění majetku dle svých potřeb:
Pomoci volby: Nastavení DM → Obecné → Umístnění DM si účetní jednotka definuje přehled umístnění, kde se dlouhodobý majetek může nacházet.
Odpisy
Pro výpočet odpisů je nutné definovat knihy odpisů (Nastavení DM → Odpisy → Knihy odpisů). Společnost, která se rozhodla uplatňovat rozdílné účetní a daňové odpisy, si vytváří minimálně 2 Knihy odpisů, a to pro účetní a daňové odpisy zvlášť. Doporučujeme však ke každému majetku přiradit obě Knihy odpisů i když účetní odpisy se rovnají daňovým. Nová Kniha odpisů se zadává: Nastavení DM → Odpisy → Knihy odpisů → Nový.
Samotné nastavení Knihy odpisů se provádí na Kartě knihy odpisů Nastavení DM → Odpisy → Knihy odpisů → Daňová (příp. účetní). Nastavuje se především záložka Obecné
Na záložce Duplikování - Část seznamu duplikací, je možné určit, zda se položky vytvořené v jiné odpisové knize mají duplikovat do této odpisové knihy.
V příslušném deníku dlouhodobého majetku u řádků, které se mají duplikovat, stačí vyplnit název odpisové knihy. Při zaúčtování deníku se řádky zkopírují do deníku pro knihu odpisů vyplněnou ve sloupci Duplikát v knize odpisů. Uživatel poté musí zaúčtovat vytvořené řádky v deníku majetku.
Duplikaci lze využít např. při zařazování většího počtu majetku, kde zařazujeme účetně a daňově ve stejné hodnotě.
Na záložce Integrace si účetní jednotka nastavuje propojení jednotlivých operací s účetními knihami. U Daňové knihy odpisů je důležité vypnout Finanční integraci. Tím se zabezpečí, že daňové odpisy, ale i jiné daňové operace se neprojeví v účetních knihách.
Účtování
Dalším důležitým nastavením je nastavení účtování (Nastavení DM → Účtování). Zde se definuje provázanost pohybů a změn majetku s finančním účetnictvím, a to pomocí dvou voleb: Nastavení typu účtování DM a Účto skupiny DM.
Nastavení typu účtovaní DM je přirazeno každé Knize odpisů. Pro danou Knihu odpisů se lze k nastavení dostat následovně: Nastavení DM → Odpisy → Kniha odpisů → Související → Kniha odpisů → Nast.typu účtování DM
Zde je třeba vyplnit pole dle potřeby – zaškrtnout zaškrtávátka a zvolit znaménko, resp. MD/Dal:
Na stránce Nast. typu účtování DM nelze vkládat ani mazat řádky. Můžete upravit pouze existující řádky.
Pro majetek se stejným účtováním se vytváří tzv. Účto skupiny, které lze nastavit: Nastavení DM → Účtování → Účto skupiny DM:
Přidáním nových řádků si vytváříme jednotlivé předkontace k různým skupinám majetku.
Každou účto skupinu DM lze poté navázat na konkrétní podtřídu/podtřídy DM. Toto zaručuje, že při vyplnění podtřídy na kartě DM se automaticky nastaví i svázaná účto skupina DM. Vždy má uživatel toto výchozí nastavení pro příslušný DM změnit dle potřeby.
U každé účto skupiny DM lze nastavit i tzv. Rozšířené účto skupiny.
Toto rozšíření umožňuje nastavit různé kontace pro různé typy vyřazení. Toto nastavení není povinné.
Šablony deníku
U každé knihy odpisů lze nastavit Nastavení deníku DM.
V okně, které se otevře, se nastavují šablony deníků, přes které má systém účtovat operace spojené s danou knihou odpisů. Každá šablona deníku má poté jeden nebo více listů, který je v tomto nastavení také potřebné specifikovat.
V šablonách deníku DM se nastavuje jednak deník DM, přes který se účtují položky, které ovlivní dlouhodobý majetek jako takový, ale nezaúčtují nic do hlavní knihy.
Naopak pro operace ovlivňující jak dlouhodobý majetek, tak i hlavní knihu, slouží finanční deník DM.
Skupiny daňových odpisů
V neposlední řadě je potřeba nastavit skupiny daňových odpisů. Ty lze vyhledat přes vyhledávací lupu. V případě budoucích změn těchto skupin je potřeba založit novou skupinu nebo stávající upravit dle nové legislativy.
Karta majetku
Pro každý dlouhodobý majetek se pořizuje karta majetku, a to přes volbu Dlouhodobý majetek → Nový. Karta DM obsahuje všechny potřebné informace o majetku a lze přiložit i fotku majetku nebo přiřadit odpovědného zaměstnance.
V rámci záložky Knihy odpisů je potřeba nastavit jednu nebo více knih odpisů dle potřeby. U účetních odpisů je potřeba nastavit Účto skupinu DM, protože zápisy spojené s těmito odpisy vstupují do hlavní knihy. U daňových odpisů je naopak potřebné nastavit Kód daňové odpisové knihy pro správný výpočet těchto odpisů.
Dále je u knih odpisů potřeba nastavit metodu odepisování, počáteční a konečné datum odpisování.
Poslední datum odepisování není potřeba vyplňovat manuálně. Stačí vyplnit pole Počet roků odepisování a systém konečné datum dopočítá, je-li vyplněno počáteční datum odpisování.
Pokud je vyplněn Kód daňové odpisové skupiny, tak stačí vyplnit počáteční datum odepisování a systém dle přiřazené odpisové skupiny ví, kolik let se bude DM odepisovat a kdy je tedy poslední datum odepisování. Ovšem pro lepší přehlednost je doporučeno si tyto informace vyplnit i pro daňovou knihu odpisů.
Kódem odpisové skupiny majetek zatřídí dle Zákona č.586/1992 Sb o daních z příjmů a následně v souladu s tímto zákonem se počítají odpisy dlouhodobého majetku. Tuto hodnotu tedy vyplňujeme jen u Daňové odpisové knihy.
Pořízení majetku
Pořízení majetku probíhá v rámci nákupní faktury, případně objednávky. V rámci nákupního dokladu je potřeba určit, od kterého dodavatele jsem majetek pořídili. Dále je potřeba správně nastavit Datum dokladu, Zúčtovací datum, Datum DPH, Datum DPH pův. dokladu, Datum splatnosti a Číslo faktury dodavatele.
V samotných řádcích je potřeba vyplnit pole Typ = Dlouhodobý majetek a v poli Číslo specifikovat, který dlouhodobý majetek jsem v rámci dokladu pořídili.
Dále v řádcích je potřeba určit množství = 1 a nákupní cenu.
V řádcích je i pole Typ účtování DM. Automaticky systém hodnotu tohoto pole nastavuje na Pořízení, ale hodnotu lze změnit i na Zařazení, což daný majetek ihned zařadí.
Po zaúčtování vznikne položka DM. Tuto položku je možné si zobrazit z karty vztaženého DM přes Související → Historie → Položky.
Pokud byl majetek pořízen v rámci více faktur, tak položek typu pořízení bude u tohoto majetku více.
Zařazení majetku
Pokud majetek byl nejdříve pořízen, tak další krok je jeho zařazení. Majetek je potřeba zařadit jak pro účetní knihu odpisů, tak i pro daňovou knihu odpisů.
Účetní zařazení
Účetní zařazení je možné ve finančním deníku dlouhodobého majetku (lze vyhledat přes vyhledávácí lupu). V deníku je potřeba vyplnit:
Zúčtovací datum
Číslo dokladu
Typ účtu = Dlouhodobý majetek
Číslo účtu = číslo daného DM
Kód knihy odpisů = účetní
Typ účtování DM = Zařazení
Popis
Částka - částka, ve které má být DM zařazen
Určení částky zařazení usnadňují položky DM. Ty lze vyhledat přímo z deníku přes Související → Účet → Položky. Po zobrazení položek lze sečíst položky pořízení a v této hodnotě by měl být majetek zařazen.
Účet zařazení systém určí z účto skupiny DM, která je přiřazena příslušnému DM. Pokud toto nastavení chybí nebo účet není specifikován, tak systém upozorní uživatele chybou.
Protiúčet zařazení může uživatel vyplnit manuálně na daném řádku deníku v poli Číslo protiúčtu.
Pokud tento účet uživatel nezná může využít akce Vložit protiúčet DM. Ta protiúčet vyplní za uživatele dle protiúčtu, který je nastaven v přiřazené účto skupině DM. Pokud tento účet není pro účto skupinu DM specifikován systém opět upozorní chybou, že tento účet nezná a je potřeba ho nastavit.
Po úspěšném potvrzení výše popsané akce systém v deníku založí nový řádek s protiúčtem daného zařazení.
Před samotným účtováním je možné si zkontrolovat položky, které by byly při účtování vytvořeny zkontrolovat pomocí Náhledu účtování. Pokud jsou položky v pořádku, tak je možné deník zaúčtovat.
Daňové zařazení
Zařazení majetku v rámci daňové knihy odpisů probíhá v deníku dlouhodobého majetku, který se od finančního deníku dlouhodobého majetku liší tím, že netvoří žádné položky v hlavní knize.
V tomto deníku je opět potřeba vyplnit následující pole:
Zúčtovací datum DM
Číslo dokladu
Číslo DM
Kód knihy odpisů = daňová
Typ účtování DM = Zařazení
Popis
Částka
Opět je možné přímo z tohoto deníku vyhledat položky DM, které pomohou určit částku zařazení. Položky lze vyhledat přes Související → Dlouhodobý majetek.
V položkách je potřeba si odstranit filtr na Kód knihy odpisů, jelikož pořízení probíhalo pouze v rámci účetní knihy odpisů.
Před samotným účtováním je možné si účtování a samotné položky zkontrolovat pomocí Náhled účtování. Pokud je vše v pořádku je možné deník zaúčtovat.
Po zařazení se upraví účetní hodnota pro odpovídající knihu odpisů. Tato účetní hodnota je dohledatelná na kartě dlouhodobého majetku v sekci Knihy odpisů. Po kliknutí do samotné hodnoty systém zobrazí z jakých položek se aktuální účetní hodnota skládá.
Odpisy
Kontrola odpisů
Před samotným výpočtem odpisů je možné si zkontrolovat výši odpisů pro jednotlivá období pomocí sestavy Očekávaná hodnota. Tato sestava je spustitelná z karty DM přes Sestavy → Očekávaná hodnota.
Po spuštění sestavy je potřeba nastavit:
Knihu odpisů - určuje, jestli chceme zobrazit účetní nebo daňové odpisy
První datum odpisu
Datum posledního odpisu
Počet dní - vyplňuje se v případě, že není vyplněno Datum posledního odpisu
Počet dní v prvním období - vyplňuje se v případě, kdy je potřeba vypočítat například odpis pouze za 15 dní v prvním měsíci
V sekci Filtr: Dlouhodobý majetek je možné vyfiltrovat konkrétní DM nebo určitou třídu/podtřídu například, pro kterou chceme odpisy vypočítat.
Sestava se spouští možností Náhled, pokud chceme sestavu zobrazit v prohlížeči. Možnost tisk ji vytiskne a možnost Odeslat do umožňuje sestavu vyexportovat a uložit v pdf nebo Excelu.
Sestava vypadá následovně.
Pokud jsou počítány daňové odpisy, tak možnost Použít účetní období nesmí být zaškrtlá, jinak systém daňové odpisy počítá po měsících a ne po rocích.
Výpočet odpisů
Výpočet odpisů se provádí pomocí Úlohy Výpočet odpisů, která je dohledatelná přes vyhledávací lupu. V rámci úlohy je potřeba určit Zúčtovací datum a Datum dokladu a knihu odpisů, pro kterou odpisy chceme vypočítat.
Odpisy je možné počítat buď pro jeden majetek, skupinu majetku, nebo pro všechen majetek. Toto filtrování je možné v sekci Filtr: Dlouhodobý majetek (viz printscreen výše).
Po dokončení výpočtu odpisů se naplní řádky Deníku DM (v případě daňových odpisů) nebo Finančního deníku DM (v případě účetních odpisů).
Systém po potvrzení akce sám nabídne možnost zobrazení příslušného deníku.
V případě potřeby je možné vytvořené řádky v deníku upravit, smazat nebo přidat nové. Před samotným účtováním je možné si zkontrolovat položky přes Náhled účtování.
Pokud jsou položky v pořádku je možné deník zaúčtovat.
Po zaúčtování se změny projeví na Kartě DM v poli Účetní hodnota, která je ponížena o dané odpisy.
Také jsou k příslušným DM vytvořeny položky DM, které lze vyhledat z karty DM klinutím do pole účetní hodnota nebo přes Související → Historie → Položky.
Technické zhodnocení
Technické zhodnocení se opět účtuje ve finančním deníku dlouhodobého majetku (v případě účetního zhodnocení) a v deníku DM (v případě daňových odpisů). V deníku je potřeba vyplnit tato pole:
Zúčtovací datum
Datum DPH
Číslo dokladu
Typ účtu = Dlouhodobý majetek
Číslo účtu - číslo zhodnoceného majetku
Typ účtování DM = Zhodnocení
Popis
Částka
Číslo protiúčtu
Pro vyplnění čísla protiúčtu je možné opět využít akce Vložit protiúčet DM. Tato akce při správném nastavení účto skupiny DM založí v deníku nový řádek s protiúčtem zhodnocení. V opačném případě upozorní chybou, že protiúčet není pro danou účto skupinu DM vyplněn.
Po zaúčtování technického zhodnocení se opět částka technického zhodnocení promítne v účetní hodnotě daného majetku pro příslušnou knihu odpisů.
Technické zhodnocení je možné účtovat i v rámci nákupní objednávky/faktury. Na řádku dokladu je potřeba nastavit:
Typ = Dlouhodobý majetek
Číslo - číslo daného DM
Typ účtování DM = Zhodnocení
Množství
Částka
Před samotným účtováním nákupního dokladu nebo řádku deníku je možné si položky zkontrolovat přes Náhled účtování.
Zhodnocení v rámci daňové knihy odpisů je potřeba účtovat přes deník DM.
Pokud je technické zhodnocení účtováno nejdříve jako pořízení, tak samotné zařazení je potřeba zaúčtovat v patřičné částce přes deník DM, respektive finanční deník DM v případě účetního zhodnocení. Až toto zařazení ovlivní účetní hodnotu na kartě DM.
Následující odpisy po technickém zhodnocení jsou počítány z nové účetní hodnoty.
Údržba
Údržba probíhá obdobným způsobem jako technické zhodnocení popsané výše. Rozdíl je jen v tom, že v rámci deníku je pole Typ účtování DM nastaveno na hodnotu Údržba.
Mimo deník je možné údržbu zaúčtovat pomocí nákupního dokladu, kdy v jeho řádku je potřeba nastavit Typ účtování DM = Údržba. Také je na řádku možné vyplnit pole Kód údržby pro detailnější informaci čeho se údržba týkala.
Účtování údržby netvoří položky DM, což znamená, že údržba neovlivňuje účetní hodnotu DM. Místo toho vznikají položky údržby, které lze vyhledat z karty DM přes Související → Historie → Položky údržby
Položky údržby vypadají následovně.
Pro údržbu je na kartě DM samostatná sekce Údržba. V ní je možné nastavit například, že daný DM je aktuálně v údržbě, což znamená, že není fyzicky na svém běžném místě. Také si lze v této sekci evidovat dodavatele údržby, což usnadňuje určit dodavatele, který za údržbu běžně zodpovídá nebo je možné si poznačit datum příští údržby.
Na kartě DM přes Proces → Evidence údržby je možné si evidovat další informace spojené s údržbou, jako například jméno údržbáře a kontakt na něj.
Vyřazení
Vyřazení majetku může být z různých důvodů - prodej, likvidace, darování…Jednotlivé části této kapitoly popisují, jak postupovat v jednotlivých případech.
Prodej
Majetek je možné prodat v rámci prodejní faktury, kde je v hlavičce potřeba nastavit:
Číslo - číslo faktury, které vygeneruje systém z číselné řady
Číslo zákazníka
Datum dokladu
Zúčtovací datum - musí být později než poslední odpis majetku
Datum DPH
Datum splatnosti
V řádcích je potřeba nastavit:
Typ = Dlouhodobý majetek
Číslo - číslo majetku, který je prodáván
Množství = 1
Částka
Před samotným účtováním faktury je možné si zkontrolovat položky přes Náhled účtování.
Jakmile je prodejní faktura zaúčtována, tak na kartě příslušného majetku pro účetní knihu odpisu je účetní hodnota změněna na 0 a je zaškrtlé pole Vyřazeno, což zajišťuje, že v rámci účetní knihy odpisů již není možné nic s daným majetkem účtovat.
V položkách majetku byly doúčtovány oprávky a určen zisk/ztráta při prodeji.
Pro daňové vyřazení je potřeba vyřazení zaúčtovat před deník DM, kde je potřeba určit:
Zúčtovací datum DM
Číslo DM - číslo majetku
Typ účtování DM = Vyřazení
Částka - nechat 0
Kód příčiny - pro větší detail, proč byl majetek vyřazen
Položky DM, které vzniknou jsou následující.
Účetní hodnota pro daňovou knihu odpis je poté snížena na 0 a majetek i pro tuto knihu je vyřazen, což zajistí, že nic v rámci této knihy pro daný majetek nemůže být zaúčtováno.
Pokud by někdo chtěl v budoucnu něco zaúčtovat s již vyřazeným majetkem, tak systém upozorní, že účtování kvůli vyřazení není již možné.
Vyřazení přes deník
Pokud majetek nebyl prodán, ale byl vyřazen z jiného důvodu, tak toto vyřazení z pohledu daňové knihy odpisů probíhá stejně jako při prodeji.
Účetní vyřazení ovšem je zaúčtováno přes finanční deník DM, kde Typ účtování DM = Vyřazení. Dále je potřeba nastavit Kód příčiny. To jednak zaručuje detailnější informace pro budoucí analýzy, ale také hodnota tohoto pole určuje kontace, jak má být vyřazení účtováno, existují-li Rozšířené účto skupiny pro příslušnou účto skupinu DM (viz Potřebná nastavení).
Dopad zaúčtování deníku je poté obdobný jako při prodeji. Jinými slovy je účetní hodnota majetku snížena na nulu a systém zaškrtne pole Vyřazeno, což znemožňuje další operace.
Pokud byl k majetku přiřazen odpovědný zaměstnanec, tak při vyřazení systém toto pole nemaže. V případě potřeby je tedy nutné odpovědného zaměstnance na kartě majetku smazat manuálně.
To samé platí pro pole umístění majetku.
Pokud byl majetek vyřazován v průběhu roku a daňové odpisy se rovnají účetním, tak u tohoto majetku má firma nárok pouze na polovinu daňového odpisu. Pokud se tedy majetek vyřazoval v první polovině roku (například v březnu), tak již jsou zaúčtovány odpisy za předchozí měsíce (leden a únor). Na zbylé měsíce první půlky roku je potřeba odpisy doúčtovat a zaúčtovat daňový odpis za 180 dní.
Pokud naopak byl majetek vyřazován v druhé polovině roku (například v září), tak je potřeba stornovat účetní odpisy vypočítané za měsíce z druhé poloviny roku (červenec a srpen). Poté opět vypočítáme pro daný majetek daňový odpis za 180 dní.
Pojištění majetku
Pokud je potřeba v systému evidovat pojištění majetku, tak k tomu slouží Deníky pojištění dlouhodobého majetku, kde je potřeba nastavit tato pole:
Zúčtovací datum
Číslo dokladu
Číslo pojištění
Na kartě pojištění je možné vyplnit číslo pojištění
Celkovou pojištěnou částku
Platnost pojištění
Číslo DM
Popis
Částka pojištění zvoleného DM
Jakmile je řádek deníku nastaven, tak je možné ho zaúčtovat.
Po zaúčtování se aktualizuje karta příslušného dlouhodobého majetku, kde pole Pojištěno v sekci Údržba má hodnotu Ano.
Po kliknutí na tuto hodnotu se zobrazí detailnější informace k danému pojištění.
Celkovou pojištěnou částku lze dohledat i z karty DM přes Související → Pojištění → Celková pojištěná částka. V příslušném okně se zobrazí všechny pojištění vztažené k danému majetku a jejich celková pojištěná částka.
Drobný majetek
Drobný majetek se eviduje spolu s dlouhodobým majetkem. U drobného majetek je možné více způsobů, jak ho spravovat.
Jeden způsob je, že ho pořizujeme a zařazujeme stejně jako dlouhodobý majetek. V tomto případě má i drobný majetek účetní a daňovou knihu odpisů. Daňové odpisy si zde ovšem firma může určit sama a zpravidla se rovnají odpisům účetním. To znamená, že pro daňovou knihu odpisů není nutné nastavovat Kód daňové odpisové skupiny.
Druhou možností je, že při pořízení se drobný majetek účtuje přímo do nákladů. V tomto případě karta drobného majetku slouží pouze k evidenci majetku. Lze si vést údržbu, pokud nějaká u majetku probíhá nebo například přiřadit odpovědného zaměstnance. Jakmile je tento majetek vyřazen, tak stačí na kartě daného majetku zaškrtnou pole Uzavřeno, protože nemá přiřazenou žádnou knihu odpisů, ve které bychom ho potřebovali vyřadit. Pole uzavřeno zajistí, že s daným majetkem nebude možné již nic účtovat.
Sestavy DM
Ze všech evidovaných údajů a pohybů lze vytvářet různé sestavy a analýzy s různorodou možností filtrování – po jednotlivých kartách majetku, za celkový majetek, po účetních obdobích (měsíčně) nebo za rok.
Sestava Očekávaná hodnota byla popsána v kapitole věnující se Odpisům.
V rámci sestavy Účetní hodnota uživatel určí období a vyfiltruje dlouhodobé majetky, které chce do sestavy zahrnout. Report vypadá následovně, kdy zobrazuje, co se s danými majetky a v jaké hodnotě účtovalo během zvoleného období, a jaká je konečná účetní hodnota.
Vyřazení dlouhodobého majetku reprezentuje protokol o vyřazení, kde jsou uvedeni členové komise, hodnota při vyřazení…
Pořízení dlouhodobého majetku je obdobnou sestavou používanou jako protokol o pořízení DM.
Karta DM zobrazuje jednotlivé operace a jejich částky, které se s vyfiltrovanými majetky udály.
Pro zjištění rozdílů účetních a daňových odpisů lze využít sestavu Dlouhodobý majetek - porovnání odp.knih.
