Základní informace

Tento dokument slouží k popisu využití finančních deníků a periodických finančních deníků.

Potřebná nastavení

Pro využití finančních deníků musí existovat alespoň jedna šablona finančního deníku, kde je možné nastavit tato pole:

Název
Popis
Typ - nejčastěji využívané typy jsou:
- Obecné - využíváno pro přeúčtování některých transakcí a účtování interních dokladů
- Platby - využíváno například pro import bankovních výpisů
- Vnitropodnikové - využíváno pro účtování transakcí s vnitropodnikovými partnery
- Majetek - v rámci deníku jsou účtovány operace spojené s DM (odpisy, znehodnocení…)
Periodický - určuje, jestli se jedná o periodický deník nebo ne
Typ protiúčtu
Číslo protiúčtu - spolu s předchozím polem defaultně nastavuje protiúčet pro každý nově založený řádek v daném deníku
Číselná řada
Číselná řada účtování - nastavuje se v případě, že pro zaúčtovaný doklad je potřeba použít jinou číselnou řadu
Kód původu
Kód příčiny - spolu s předchozím polem je využíváno pro možnou analýzu, jak byly určité položky zaúčtovány - ze kterého deníku…
Vynutit saldo dle dokladů
Kopie nast.DPH do řádků deníku - pokud je zašrtnuto, kopíruje systém při tvorbě řádku deníku z karty finančního účtu pole Typ obecného účtování, DPH obchodní účto skupina a DPH účto skupina zboží. Pro listy deníku, které nebudete využívat k tvorbě interních dokladů s DPH doporučuji toto nastavení vypnout, zabráníte tak zbytečným chybovým hláškám.
Přírustkově název listu
Povolit odchylku DPH - určuje, zdali je uživatelům povoleno manuálně upravit částku DPH v daném deníku
Povolit účtování od
Povolit účtování do
Kopírovat do účtovaného finančního deníku - určuje, jestli mají řádky po zaúčtování být archivovány či nikoliv

Pokud kurzorem najedete na název určitého sloupce či pole obecně v BC, tak se objeví tzv. tooltip popisující funkcionalitu daného pole.

Pro každou šablonu finančního deníku poté existuje alespoň jeden list finančního deníku. Listy je možné si zobrazit ze šablon pomocí Související → Šablona → Listy.

Listy získají nastavení dle přiřazené šablony, ovšem pro každý list je možné dané nastavení upravit dle potřeby. Samotné řádky deníku se tvoří v listech a nastavení daného listu ovlivní nastavení položek, které jsou v něm vytvořeny.

Šablon a listů je zpravidla zakládáno vícero, protože různé typy dokladů, které jsou přes deníky mají mít různé čísla nebo je účtují různí uživatelé. Tudíž každý uživatel poté á přehled, se kterými deníky on pracuje a v nich tvoří položky pouze on a nepřepisuje si položky spolu s kolegy, což zvyšuje přehlednost položek

Popis funkcionality

Finanční deníky je možné vyhledat přes vyhledávací lupu. Po zvolení odpovídajícího odkazu systém zobrazí okno, kde je potřeba vybrat šablonu deníku se kterým potřebujeme pracovat.

Pod odkazem Finanční deník se zobrazují pouze šablony, kde je typ = Obecné → pro jiné typy je potřeba vyhledat deník plateb, finanční deník dlouhodobého majetku, vnitropodnikový finanční deník…

Po zvolení správné šablony systém otevře daný deník. List je možné změnit v poli Název listu.

V rámci deníku jsou účtovány transakce, ke kterým neexistuje doklad (faktura, dobropis…). Pokud tedy zaúčtujeme doklad typu faktura například přes deník, tak nebude možné danou fakturu vytisknout a poslat ji danému zákazníkovi.

Deníky se tedy používají pro účtování mezd, interních dokladů, k přeúčtování chybně zaúčtovaných transakcí (například k přesunu platby ze zákazníka X na zákazníka Y) nebo na účtování uzávěrkových položek na konci roku.

Při tvorbě řádku deníku je potřeba vyplnit pole dle potřeby. Zejména se jedná o:

Zúčtovací datum
Datum DPH
Typ dokladu - prázdná hodnota značí interní doklad
Číslo dokladu
Typ účtu
Číslo účtu
Popis
Kód měny
Částka
Typ protiúčtu
Číslo protiúčtu

Pomocí zkratky alt+D je možné vybranému řádku přiřadit dimenze.

Částku je potřeba vyplnit se správným znaménkem. Záporná částka bude zaúčtována na stranu DAL čísla účtu. Kladná částka na stranu MD.

Pokud má řádek deníku obsahovat DPH, tak je potřeba vyplnit i Typ obecného účtování, obecnou obchodní účto skupinu DPH a účto skupinu DPH zboží, aby systém při účtování založil DPH prodejní či nákupní položku a správně ji zařadil do výkazu.

Pokud je deník využit za účelem přeúčtování již existující transakcedodavatele, zákazníka nebo zaměstnance, tak po vyplnění čísla účtu je možné kliknout na Akce → Vyrovnání → Vyrovnat položky.

V okně, které se objeví je potřeba pomocí Proces → Nastavit ID vyrovnání vybrat položku, kterou chceme z daného účtu odúčtovat. Po potvrzení výběru systém za nás v řádku deníku vyplní částku a po zaúčtování deníku vzniklou položku vyrovná s námi vybranou položkou.

Aby bylo možné ve finančním deníku zaúčtovat transakci s konkrétním finančním účtem (= jako účet či protiúčet je zvolen finanční účet), tak daný účet musí na své kartě mít povoleno Přímé účtování.

Jakmile je řádek (či řádky) v deníku vytvořen, tak může být odeslán na schválení či zaúčtován, není-li schválení vyžadováno.

Před samotným zaúčtování je doporučeno spustit Náhled účtování pro kontrolu položek, které samotným účtováním vzniknou.

Pokud je potřeba zaúčtovat pouze vybrané řádky deníku (například jsou v deníku řádky s číslem dokladu INTDOK0001 a INTDOK0002, tak stačí dané řádky pomocí určitého pole vyfiltrovat.

Systém při účtování zaúčtuje pouze řádky splňující daný filtr.

Opět je doporučeno nejdříve spustit Náhled účtování! Zejména ve starších verzích systému účtování vybraných řádků bylo možné pouze v případě filtru nad polem číslo dokladu.

Položky, které jsou zaúčtovány přes deník je možné stornovat. Dle povahy řádku deníku mohou vzniknout různé položky (položky zákazníka, dodavatele, věcné položky…). V daných položkách je akce Storno transakce, kterou lze spustit pouze pro položky zaúčtované přes deník. Po jejím potvrzení jsou všechny položky, které touto transakcí vznikly zrušeny (jsou zaúčtovány položky s opačným znaménkem).

Pokud pro storno vyberete položku, která nebyla zaúčtovaná přes deník (ale například z faktury), tak systém vás upozorní chybou, že storno vybrané transakce není možné.

Periodické deníky

Oficiální dokumentace k deníkům zde: Práce s obecnými časopisy pro zasílání přímo do hlavní knihy - Business Central

Periodické deníky se od těch neperiodických liší polem Metoda periody a Frekvence periody, kde lze nastavit, aby po zaúčtování systém posunul Zúčtovací datum na daném řádku o nastavenou frekvenci periody a dle nastavení metody periody systém ponechá částku na daném řádku, změní ji na 0 nebo další den zaúčtuje reversní položku (více viz oficiální dokumentace).

V poli Datum expirace je možné nastavit poslední datum ro daný řádek. Pokud by zúčtovací datum tedy bylo později než datum expirace, tak systém deník nezaúčtuje.

V rámci pole Číslo dokladu lze využít číselné řady jako u klasických deníků nebo číslo vyplňovat manuálně. V případě periodických deníků lze číslo dokladu doplnit o tyto zkratky, které dynamicky do čísla dokladu doplní:

%1 - Aktuální datum
%2 - Číslo aktuálního týdne
%3 - Číslo aktuálního měsíce
%4 - Název aktuálního měsíce
%5 - Název aktuálního účetního období

Periodické deníky jsou v praxi využívány na účtování dohadných položek, mezd, nájmů nebo jiných opakujících se transakcí v pravidelné periodě, ke kterým neexistuje doklad (faktura…).