Základní informace

Tato dokumentace popisuje jak sledovat využitý čas zdrojů na jednotlivých projektech. Sledování času zdrojů pomůže včas identifikovat nesrovnalosti, předejít zpožděním a také více nákladům na projektu.

Potřebná nastavení

K nastavení pracovních výkazů lze využít asistovaného nastavení, které uživatele provede krok po kroku. Lze vyhledat přes lupu a poté v asistovaném nastavení vyhledat Nastavte pracovní výkazy

Pokud jsou zdroje i zaměstnanci v systému již vytvořeni, je možné je během asistovaného nastavení navzájem propojit.

Standardní nastavení pracovních výkazů zahrnuje Nastavení zdrojů, které lze vyhledat přes lupu.

K základnímu nastavení patří číselné řady zdrojů a pracovních výkazů dále lze nastavit:

První pracovní den pracovního výkazu
Schválení pracovního výkazu za projekt
- Nikdy - pracovní výkaz schvaluje uživatel v poli ID schvalovatele pracovního výkazu na kartě zdroje
- Vždy - pracovní výkaz schvaluje uživatel v poli Osoba odpovědná na kartě projektu
- Pouze stroj - Pokud je pracovní výkaz stroje spojen s projektem, schválí pracovní výkaz uživatel v poli Osoba odpovědná na kartě projektu. Pokud je časový rozvrh stroje spojen se zdrojem, pak pracovní výkaz schválí uživatel v poli ID schvalovatele pracovního výkazu na kartě zdroje.

V Nastavení uživatelů je potřeba přidat práva Správce pracovního výkazu uživateli, který bude administrátorem a bude mít přístup k pracovním výkazům (editace/mazání).

Na kartách zdrojů je potřeba zaškrtnout, že uvedený zdroj bude používat pracovní výkaz a také nastavit ID vlastníka a schvalovatele pracovního výkazu.

Typicky vlastníkem pracovního výkazu je osoba zaměstnance, který je vedený jako zdroj a vyplňuje pracovní výkaz a odesílá jej ke schválení.

Schvalovatelem typicky bývá nadřízený/odpovědná osoba za daný zdroj. Ten může pracovní výkaz schválit, zamítnout a nebo znovu otevřít.

Systém umožňuje propojení zdrojů a zaměstnanců přes kartu zaměstnance a pole Číslo zdroje

Popis funckionality

Pracovní výkazy je možné tvořit manuálně a nebo pomocí nastavení fronty úloh. Manuálně lze tvořit výkaz přímo z karty zdroje/seznamu zdrojů. Dále je možné využít dlaždic k tvorbě, revizi a schvalování výkazů.

Tvořit pracovní výkazy lze tvořit přes úlohu Pracovní výkazy, kterou lze vyhledat přes Lupu.

Samotná tvorba výkazu probíhá přes akci → Vytvořit pracovní výkaz

Počáteční datum - nutno zvolit dle dne začátku týdne v nastavení zdrojů
Počet týdnů - udává na kolik týdnů mají být pracovní výkazy vytvořeny
Vytvořit řádky z plánování projektu - pokud je zatrženo a pro zdroj existují jakékoliv řádky plánování projektu, tyto řádky budou zkopírovány do pracovních výkazů

Zdroji (uživateli) při vytváření pracovního výkazu to zjednoduší práci s manuálním zadávání projektů, na které je alokovaný. Do pracovního výkazu se z řádků plánování zkopírují pouze projekty a úlohy projektů, nikoliv hodnoty množství.

Po vytvoření pracovního výkazu ho lze dohledat v seznamu pracovních výkazů a vybraný výkaz si otevřít a upravit dle potřeb.

Vytvořit řádky pracovního výkazu z řádků plánování projektu je možné i přímo z karty pracovního výkazu → Připravit → Vytvořit řádky z plánování projektu.

Karta pracovního výkazu

Na kartě pracovního výkazu lze v hlavičce upravit popis, zbylá pole nejsou editovatelná. Měrná jednotka pracovního výkazu je definována měrnou jednotkou na kartě daného zdroje. Do řádků pracovního výkazu se vyplňují odpracované hodiny zdrojů.

Typ
- Prázdný - lze použít jako poznámkový řádek, nelze vyplnit hodnoty odpracovaných hodin
- Zdroj - pro zaznamenání odpracovaných hodin pro zdroj
- Projekt - pro zaznamenání odpracovaných hodin na konkrétním projektu, je nutno vybrat číslo a úlohu projektu
- Servis - pro zaznamenání času servisní objednávky
- Absence - pro zaznamenání nepřítomnosti, je vhodné vyplnit kód důvodu absence
- Montážní zakázka - pro zaznamenání času montážní zakázky, řádek tohoto typu nelze vybrat ručně a vytváří se při účtování řádků montážní zakázky, která má nastaven zdroj, který používání pracovní výkazy
Stav - aktuální stav daného řádku - otevřený, odeslaný, schválený, odmítnutý
Fakturovatelné
Kód typu práce - lze vydefinovat různé typy práce, pro které je možné dále nastavit různé ceny pro odlišné zdroje
Popis
Číslo montážní zakázky
Kalendář - pro každý den se zadá relevantní hodnota

K jednotlivým pracovním výkazům lze přidávat komentáře → Domovská stránka → Komentáře

Pokud informace v pracovním výkazu zůstávají stejné v průběhu času, není nutné vyplňovat řádky manuálně, ale je možné opětovně použít informace z předchozích prac. výkazů a zkopírovat je přes akci na kartě pracovního výkazu (s/bez komentáře).

Při kopírování se kopírují jednotlivé řádky pracovního výkazu, nikoliv celý výkaz. Lze vybrat více řádků prac. výkazu a ty zkopírovat hromadně.

Schvalování pracovního výkazu

Po vyplnění pracovního výkazu jej můžeme zaslat ke schválení. Ke schválení můžeme odeslat celý pracovní výkaz a nebo jen některé jeho řádky.

Celý výkaz odešleme ke schválení z hlavního panelu akcí → Domovská stránka → Odeslat

Pro odeslání jen některých řádků pracovního výkazu je možné vybrat v sekci Řádky → Řádek → Odeslat

Pracovní výkaz odeslaný ke schválení (neschválený) může uživatel znovu otevřít a upravit a odeslat opětovně ke schválení. Analogicky se použije funkce Znovu otevřít pro celý doklad nebo jen pro konkrétní řádek.

Schvalování pracovního výkazu je dostupné přes

Správce pracovních výkazů - schvalování jednotlivých výkazů - lze schválit/odmítnout celý pracovní výkaz nebo pouze konkrétní řádky pracovního výkazu

Správce pracovních výkazů dle projektů - schvalování řádků pracovních výkazů napříč

Schvalovat pracovní výkazy může pouze uživatel, který má odpovídající nastavení dle kapitoly Potřebná nastavení.

Pokud některý z pracovních výkazů nebo jeho řádků schvalovatel odmítne, měl by přidat komentář s důvodem odmítnutí.

Schválený/odmítnutý pracovní výkaz může jeho uživatel nalézt opět přes pracovní výkazy. Odmítnutý pracovní výkaz opětovně otevře, upraví a znovu odešle ke schválení.

Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku zdrojů/projektů

Přes deník zdrojů se proúčtují řádky pracovních výkazů a vzniknou položky zdrojů. V deníku zdrojů se řádky pracovních výkazů navrhnou pomocí akce → Domovská stránka → Navrhni řádky z pracovního výkazu a poté zaúčtují.

Analogicky se navrhnou řádky pracovních výkazů do deníku projektů a zaúčtují.

Dle zvoleného typu řádku v deníku projektů se po zaúčtování vytvoří odpovídající řádky plánování projektu.

Archivace pracovních výkazů

Zaúčtované pracovní výkazy je možné archivovat, a to v seznamu pracovních výkazů přes akci → Přesunout pracovní výkazy do archivu.

Archivovaný pracovní výkaz se přesune do archivu a není již dostupný v seznamu aktivních pracovních výkazů ani v seznamu Správce pracovních výkazů.

Obdobně lze nalézt archivovaný pracovní výkaz v Archivu správce prac. výkazů