Základní informace

Tato dokumentace popisuje jak sledovat využitý čas zdrojů na jednotlivých projektech. Sledování času zdrojů pomůže včas identifikovat nesrovnalosti, předejít zpožděním a také více nákladům na projektu.

Potřebná nastavení

K nastavení pracovních výkazů lze využít asistovaného nastavení, které uživatele provede krok po kroku. Lze vyhledat přes lupu a poté v asistovaném nastavení vyhledat Nastavte pracovní výkazy

Open

Standardní nastavení pracovních výkazů zahrnuje Nastavení zdrojů, které lze vyhledat přes lupu.

Open

K základnímu nastavení patří číselné řady zdrojů a pracovních výkazů dále lze nastavit:

• První pracovní den pracovního výkazu

• Schválení pracovního výkazu za projekt

  • Nikdy - pracovní výkaz schvaluje uživatel v poli ID schvalovatele pracovního výkazu na kartě zdroje

  • Vždy - pracovní výkaz schvaluje uživatel v poli Osoba odpovědná na kartě projektu

  • Pouze stroj - Pokud je pracovní výkaz stroje spojen s projektem, schválí pracovní výkaz uživatel v poli Osoba odpovědná na kartě projektu. Pokud je časový rozvrh stroje spojen se zdrojem, pak pracovní výkaz schválí uživatel v poli ID schvalovatele pracovního výkazu na kartě zdroje.

V Nastavení uživatelů je potřeba přidat práva Správce pracovního výkazu uživateli, který bude administrátorem a bude mít přístup k pracovním výkazům (editace/mazání).

Na kartách zdrojů je potřeba zaškrtnout, že uvedený zdroj bude používat pracovní výkaz a také nastavit ID vlastníka a schvalovatele pracovního výkazu.

Popis funckionality

Pracovní výkazy je možné tvořit manuálně a nebo pomocí nastavení fronty úloh. Manuálně lze tvořit výkaz přímo z karty zdroje/seznamu zdrojů. Dále je možné využít dlaždic k tvorbě, revizi a schvalování výkazů.

Tvořit pracovní výkazy lze tvořit přes úlohu Pracovní výkazy, kterou lze vyhledat přes Lupu.

Samotná tvorba výkazu probíhá přes akci → Vytvořit pracovní výkaz

• Počáteční datum - nutno zvolit dle dne začátku týdne v nastavení zdrojů

• Počet týdnů - udává na kolik týdnů mají být pracovní výkazy vytvořeny

• Vytvořit řádky z plánování projektu - pokud je zatrženo a pro zdroj existují jakékoliv řádky plánování projektu, tyto řádky budou zkopírovány do pracovních výkazů

Po vytvoření pracovního výkazu ho lze dohledat v seznamu pracovních výkazů a vybraný výkaz si otevřít a upravit dle potřeb.

Karta pracovního výkazu

Na kartě pracovního výkazu lze v hlavičce upravit popis, zbylá pole nejsou editovatelná. Měrná jednotka pracovního výkazu je definována měrnou jednotkou na kartě daného zdroje. Do řádků pracovního výkazu se vyplňují odpracované hodiny zdrojů.

• Typ

  • Prázdný - lze použít jako poznámkový řádek, nelze vyplnit hodnoty odpracovaných hodin

  • Zdroj - pro zaznamenání odpracovaných hodin pro zdroj

  • Projekt - pro zaznamenání odpracovaných hodin na konkrétním projektu, je nutno vybrat číslo a úlohu projektu

  • Servis - pro zaznamenání času servisní objednávky

  • Absence - pro zaznamenání nepřítomnosti, je vhodné vyplnit kód důvodu absence

  • Montážní zakázka - pro zaznamenání času montážní zakázky, řádek tohoto typu nelze vybrat ručně a vytváří se při účtování řádků montážní zakázky, která má nastaven zdroj, který používání pracovní výkazy

• Stav - aktuální stav daného řádku - otevřený, odeslaný, schválený, odmítnutý

• Fakturovatelné

• Kód typu práce - lze vydefinovat různé typy práce, pro které je možné dále nastavit různé ceny pro odlišné zdroje

• Popis

• Číslo montážní zakázky

• Kalendář - pro každý den se zadá relevantní hodnota

K jednotlivým pracovním výkazům lze přidávat komentáře → Domovská stránka → Komentáře

Schvalování pracovního výkazu

Po vyplnění pracovního výkazu jej můžeme zaslat ke schválení. Ke schválení můžeme odeslat celý pracovní výkaz a nebo jen některé jeho řádky.

Celý výkaz odešleme ke schválení z hlavního panelu akcí → Domovská stránka → Odeslat

Pro odeslání jen některých řádků pracovního výkazu je možné vybrat v sekci Řádky → Řádek → Odeslat

Schvalování pracovního výkazu je dostupné přes

• Správce pracovních výkazů - schvalování jednotlivých výkazů - lze schválit/odmítnout celý pracovní výkaz nebo pouze konkrétní řádky pracovního výkazu

• Správce pracovních výkazů dle projektů - schvalování řádků pracovních výkazů napříč

Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku zdrojů/projektů

Přes deník zdrojů se proúčtují řádky pracovních výkazů a vzniknou položky zdrojů. V deníku zdrojů se řádky pracovních výkazů navrhnou pomocí akce → Domovská stránka → Navrhni řádky z pracovního výkazu a poté zaúčtují.

Analogicky se navrhnou řádky pracovních výkazů do deníku projektů a zaúčtují.

Archivace pracovních výkazů

Zaúčtované pracovní výkazy je možné archivovat, a to v seznamu pracovních výkazů přes akci → Přesunout pracovní výkazy do archivu.

Archivovaný pracovní výkaz se přesune do archivu a není již dostupný v seznamu aktivních pracovních výkazů ani v seznamu Správce pracovních výkazů.