Stavy zálohové faktury

Zálohová faktura prochází následujícími stavy:

Otevřeno

Zálohovou fakturu lze upravovat, po vydání se přímo přesouvá do následujícího stavu Příprava platby. Po ukončení úprav použijte akci Vydat, pro návrat k úpravám Znovu otevřít.

TIP: Pokud je zálohová faktura ve stavu Otevřeno, nelze na ni párovat zálohové platby – na řádku není vyplněna Částka k propojení. Pro párování plateb je třeba ji vždy Vydat.

Příprava platby

Nákupní zálohy - deník plateb

Faktura je ve stavu Příprava platby, což znamená, že je očekávána platba zálohové faktury. Vydanou platbu z platebního příkazu (hradíme dodavatelskou fakturu) napárujeme pomocí funkce propojit zálohové faktury přímo v deníku plateb:

V okně propojení zálohové faktury nalezněte a označte podle čísla dokladu správný řádek zálohové faktury, klikněte na Nastavit cílové ID propojení a pak na Nastavit propojení. Pokud se propojení uskuteční, propojený řádek deníku plateb má nyní vyplněnu hodnotu v poli Kód propojení zálohy.

TIP: V případě, že nechcete zálohovou platbu propojovat nebo nevíte, k jaké zálohové faktuře se vztahuje, stačí zaúčtovat „volnou platbu“: vyplnit dodavatele a označit řádek jako záloha. Zálohová platba pak bude moci být připojena na zálohovou fakturu přímo v položkách dodavatele později.

Po zaúčtování celé propojené zálohové platby se v položkách dodavatele objeví položka se Zbývající částkou k propojení 0 a Zůstatkem v plné výši – tento se vynuluje až po napárování na konečnou fakturu.

Pokud zaúčtujete zálohovou platbu bez propojení na zálohovou fakturu, lze ji zde pomocí funkce Propojit zálohy napárovat později. Tato platba bez propojení má tedy nenulovou částku v poli Zbývající částka k propojení.

Po zaúčtování a napárování plateb je faktura automaticky přesunuta do stavu příprava faktury.

Prodejní zálohy – deník odsouhlasení plateb

V případě, že přijde zálohová platba od zákazníka, dochází k jejímu párování na zálohovou fakturu přímo v deníku odsouhlasení plateb.

Pomocí funkce Vyrovnat automaticky necháme systém napárovat platby.

Druhá platba z printscreenu výše byla identifikována jako zálohová – jednak je napárována na zálohu PZAL2000052, jednak je označena jako záloha.

Pomocí funkce Akce -> Funkce -> Propojit zálohové faktury zobrazíme okno pro párování zálohových plateb. Zde vidíte řádky dostupných zálohových faktur. V poli zůstatek/částka k propojení vidíte částku zálohové faktury (lze zkontrolovat, že platba přišla v plné výši).

Pokud párování proběhlo automaticky, je v řádku vyplněn kód propojení. Pokud byste chtěli párovat z nějakého důvodu ručně, použijte Akce -> Nastavit cílové ID propojení a následně Akce -> Nastavit propojení, čímž se párování uloží.

Příprava faktury

V tomto stádiu je očekáváno vytvoření daňového dokladu k přijaté/vydané platbě. Pokud se jedná o nákupní zálohové faktury, jakmile obdržíme daňový doklad k přijaté platbě, vyplníme pole číslo externího dokladu a datum DPH pův. dokladu a zaúčtujeme daňový doklad přímo z karty Nákupní zálohové faktury pomocí funkce Zaúčtovat zálohový daňový doklad. Pokud se jedná o zálohovou fakturu bez daňového dokladu, použijeme akci Přesunout částku bez daňového dokladu.

V případě, že na základě daňového dokladu k platbě je potřeba upravit řádky dokladu (rozdělit podle sazeb DPH), tak je nutno zálohovou fakturu vrátit do stavu Otevřeno. To dosáhneme po odpojení zálohové platby od řádku zálohové faktury:

A následne:

Příprava konečné faktury

Zálohová faktura je nyní připravena k vystavení konečné faktury. Konečnou fakturu nyní vystavujeme přímo z prodejní objednávky, prodejní faktury nebo nákupní faktury tak, že vytvoříme standardní doklad a k němu připojíme zálohovou fakturu. U prodejních objednávek bude faktura pravděpodobně již připojena, tento speciální případ si probereme v další kapitole. Nyní přistupme k obecnému postupu párování zálohové faktury na doklady.

Pokud není nastaveno na dodavateli/zákazníkovi, vyplníme pole Záloha v % na dokladu, ke kterému párujeme zálohovou fakturu. Můžeme klidně vyplnit 100 %, protože tímto číslem určujeme pouze maximální možnou hodnotu zálohové faktury, která může být připojena. Dále se systém zeptá, zda chceme aktualizovat řádky – klikneme na ANO.

To, zda je řádek připraven k propojení si můžeme ověřit v poli Záloha v % přímo na řádku dokladu (musí zde být vyplněna hodnota, kterou jsme zadali).

Nyní pomocí Akce -> Záloha -> Přiřadit zálohovou fakturu připojíme existující zálohovou fakturu. Případně ji odsud můžeme i vytvořit nebo zrušit přiřazení, pokud jsme se např. spletli.

Na kartě přiřazení záloh zvolíme vpravo: Přiřadit vše + Přiřadit částky K zbývající fakturaci. V dolní části okna se nyní objeví řádky dokladu, ke kterému nyní přiřazujeme zálohovou fakturu. V levé části okna přiřazení vidíme počet všech přijatých zálohových faktur od tohoto dodavatele a pod ním i celkový počet řádků těchto faktur.

Poklikem na modrou dvojku v poli Počet záloh se přesuneme na výběr zálohových faktur pro párování. V poli zbývající částka k přiřazení vidíme, na kterou ze záloh lze párovat konečnou fakturu. V tuto chvíli je to pouze záloha č. NZAL0002, která je ve stavu příprava konečné faktury a má kladnou hodnotu v poli Zbývající částka k přiřazení.

Klikneme na řádek se správnou zálohou a použijeme funkci Přiřadit vybrané zálohy. V kartě přiřazení je nyní na řádku vyplněno číslo zálohové faktury a jejího řádku, který bude ke konečné faktuře propojen.

Nyní klikneme na OK. O úspěchu přiřazení nás BC informuje hláškou Přiřazení uloženo.

Nyní můžeme doklad standardně zaúčtovat, případně v náhledu účtování v položkách dodavatele uvidíme, že BC po zaúčtování faktury zaúčtuje rovnou i propojení se zálohou a zůstatek k úhradě na faktuře i platbě bude nula.

Párování prodejní objednávky na prodejní zálohovou fakturu

Prodejní objednávky slouží k jednoduché evidenci obchodních případů od doby jejich vzniku po fakturaci. Je výhodné je používat, pokud potřebujeme tvořit objednávky hrazené zálohově, případně potřebujeme delší dobu na realizaci objednávky. Prodejní objednávka v těchto případech funguje jako spojovací článek mezi objednávkou zákazníka v mailu, prodejní zálohovou fakturou a prodejní fakturou.

Pokud vytvoříme hlavičku prodejní objednávky, není již třeba znovu tvořit hlavičky zálohové ani konečné faktury, vytvoří se automaticky.

V existující prodejní objednávce můžeme pomocí Navigace -> Záloha -> Přiřazené zálohy zkontrolovat, zda je k dokladu přiřazena zálohová faktura a v jakém je stavu.

Pokud žádnou zálohu nevidíte, můžete pomocí tlačítka dostupného v sekci Akce -> Záloha -> Vytvořit zálohovou fakturu nebo Přiřadit zálohovou fakturu. V případě přiřazování pokračujeme podle kapitoly https://onpointserv.atlassian.net/wiki/spaces/MBCKB/pages/1207762946.

Uzavřeno

Konečný stav po zaúčtování konečné faktury případně po zaúčtování uzavření zálohy a vrácení peněz. Zálohové faktury se po uzavření nemažou. Zůstávají v seznamu stále vidět.