Prodej licencí
- Lenka Zelinova
Základní informace
Tato dokumentace popisuje proces prodeje licencí od založení kontaktu, vytvoření příležitosti a jejího zpracování, vytvoření prodejní nabídky a její převod na prodejní objednávku, tvorbu zálohové faktury z prodejní objednávky a finální fakturaci koncovému zákazníkovi v rámci Business Central.
Potřebná nastavení pro zboží jako neskladovou položku jsou v samostatné sekci Potřebná nastavení - zboží (neskladové).
Založení kontaktu
Nový kontakt založíme v seznamu kontaktů. Ten lze otevřít z Role Centra pomocí tlačítka Kontakty. Pro založení nového kontaktu slouží akce +Nový.
Po zvolení této akce se otevře karta nového kontaktu se 3 hlavními sekcemi - Obecné, Komunikace a Zahraniční obchod, kde je možné nastavit následující pole:
Sekce Obecné
Název - jméno kontaktu. Může se jednat o jednotlivce (Jan Novák) nebo i společnost (IKEA s.r.o.)
Typ - lze vybrat osobu a nebo společnost podle typu kontaktu, zda se jedná o jednotlivce nebo skupinu/společnost
Číslo společnosti - automaticky generované dle přednastavené číselné řady. Unikátní kód, pod kterým bude možné kontakt dohledat v Business Central
Název společnosti - vyplňuje se pouze v případě, ze kontakt zakládáme jako osobu, která pracuje pro konkrétní společnost
Kód prodejce - určuje osobu prodejce, který má primárně daný kontakt na starosti
Funkce - lze zadat pracovní pozici kontaktu
Pokud se chystáme vytvořit kontakt, u kterého známe IČO/DIČ je možné využít funkcionalitu Business Central a základní informace o kontaktu dotáhnout přeš ověření na portálu ARES/VIES, viz níže.
IČ - zadáme pro tuzemský kontakt a přes 3 tečky provedeme ověření. Zobrazené informace je potřeba přijmout, aby se propsaly do příslušných sekcí karty kontaktu
t
DIČ - pro tuzemský kontakt se automaticky doplní při ověření IČ, viz krok výše. Pro kontakt v rámci EU zadáme do pole a přes 3 tečky provedeme ověření. Pro plnou funkčnost musí být před ověřením DIČ EU kontaktu doplněn kód země/oblasti v sekci Komunikace. Zobrazené informace je potřeba přijmout, aby se propsaly do příslušných sekcí karty kontaktu
Sekce Komunikace
podsekce Adresa - vyplníme základní informace k adrese kontaktu a pro zahraniční kontakt vybereme Kód země/oblasti
podsekce Kontakt - vyplníme základní kontaktní informace a kód jazyka, který určuje v jakém jazyce budou zasílány případné doklady pro daný kontakt
Sekce Zahraniční obchod
Kód měny - pro tuzemský kontakt kód měny necháme prázdný, pro zahraniční kontakt vybereme z dostupného seznamu
Takto vytvořený kontakt je možné začít aktivně používat, např. vytvářet na něj příležitosti, interakce nebo jej převést na zákazníka/dodavatele/zaměstnance.
Převedení kontaktu na zákazníka je možné na kartě kontaktu přes Akce → Funkce → Vytvořit jako → Zákazník
Dále je potřeba vybrat správnou šablonu pro vytvoření zákazníka - tuzemský, EU nebo 3. země. Výběr šablony se dále promítá do nastavení účtování a ovlivňuje např. kontaci účtování nebo DPH.
Šablony začínající OP_XX jsou určeny pouze pro oddělení financí.
Po vybrání šablony je zákazník vytvořen. Kartu nově vytvořeného zákazníka nalezneme v Role Centru pomocí tlačítka Zákazníci nebo proklikem z karty původního kontaktu přes Kontakt → Zákazník.
Převedení kontaktu na zákazníka je dále možné přímo při převodu prodejní nabídky na prodejní objednávku na kartě kontaktu.
Nejprve je potřeba vytvořit prodejní nabídku na kartě kontaktu přes Proces → Vytvořit prodejní nabídku
Systém se opět zeptá jakou šablonu pro vytvoření zákazníka chceme použít. Vybereme dle typu zákazníka, viz odstavec výše (tuzemský, EU, 3. země).
Při převodu prodejní nabídky na prodejní objednávku na kartě prodejní nabídky přes Proces → Vytvořit objednávku systém bude vyžadovat potvrzení, že převod chceme provést.
A zároveň nás upozorní, že převod nebude moci být zrealizován dokud nebude vytvořen zákazník. Po odsouhlasení hlášky níže systém zákazníka vytvoří dle vybrané šablony a dle definované číselné řady a zároveň dokončí převod nabídky do objednávky.
Vytvoření příležitosti
Novou příležitost založíme přímo ze seznamu kontaktů. Označíme si řádek daného kontaktu a přes akci Domovský stránka→ Vytvořit příležitost.
Novou příležitost lze vytvořit jak pro kontakt typu osoba, tak pro kontakt typu společnost (tučné písmo v seznamu kontaktů).
Po zvolení této akce se otevře karta nové příležitosti se 2 hlavními sekcemi - Obecné a Fáze prodejního cyklu kde je možné nastavit následující pole:
Sekce Obecné
šedivá pole jsou needitovatelná a informace se propisují z navazujících tabulek Business Central
Číslo - automaticky generované dle přednastavené číselné řady. Unikátní kód, pod kterým bude možné příležitost dohledat v Business Central
Popis - volné textové pole pro pojmenování příležitosti, např. typ produktu apod.
Číslo kontaktu - lze vybrat ze seznamu již existujících kontaktů přes 3 tečky na konci pole
Kód prodejce - lze vybrat ze seznamu prodejců. Určuje, kdo je za danou příležitost zodpovědný
Kód prodejního cyklu - lze vybrat ze seznamu. Definuje fáze, kterými bude příležitost procházet
Původ příležitosti - lze vybrat ze seznamu
Typ příležitosti - lze vybrat ze seznamu
Přílohy a poznámky (odkazy) je možné přidat přes okno s fakty vpravo nahoře.
Zpracování příležitosti
Po vytvoření nové příležitosti je potřeba ji aktivovat, aby se s ní dalo dále pracovat. Aktivovat příležitost je možné v seznamu příležitostí přes akci Aktivovat první fázi, kdy musíme mít označenou právě tu příležitost, kterou chceme aktivovat.
Nebo můžeme příležitost aktivovat přímo na její kartě přes akci Proces → Aktivovat první fázi. Systém bude vyžadovat naše potvrzení, že danou příležitost chceme opravdu aktivovat.
Po odsouhlasení aktivace se nám na kartě příležitosti v sekci Fáze prodejního cyklu objeví řádek s první fází a hodnotami definovanými dle zvoleného prodejního cyklu v sekci Obecné na kartě příležitosti. Stav příležitosti se změní na Probíhá.
Pro postoupení do další fáze prodejního cyklu příležitosti je nutné ji aktualizovat přes akci Proces-> Aktualizovat.
Samotná aktualizace nabízí více možností. Můžeme přejít do další fáze prodejního cyklu, případně ji přeskočit a nebo aktualizovat již proběhlou fázi.
Dále je možné upravit datum změny, odhadovanou hodnotu prodeje, šanci na úspěch a očekávané datum uzavření.
Datumy se načítají defaultně dle aktuálního data. Odhadovaná hodnota musí mít alespoň hodnotu 1 jinak nás systém nepustí dále.
Veškeré aktualizace příležitosti se evidují v sekci Fáze prodejního cyklu na kartě příležitosti
Uzavření příležitosti (prohra)
Uzavření příležitosti je možné přímo z karty příležitosti přes Proces → Uzavřít
Zvolíme stav příležitosti (prohra), kód uzavření a datum uzavření.
Uzavření příležitosti (výhra)
Pokud uzavíráme příležitost její výhrou a máme v prodejních cyklech definované pravidlo, že uzavření příležitosti musí předcházet její nabídka, tak při průchodu poslední fází prodejního cyklu nás systém upozorní, že je nutné nejprve vytvořit prodejní nabídku.
Vytvoření prodejní nabídky
Vytvořit prodejní nabídku lze z karty příležitosti přes akci Proces → Vytvořit prod. nabídku
Prodejní nabídku lze vytvořit i bez nutnosti tvorby příležitosti, a to přímo z karty zákazníka nebo kontaktu.
V sekci Obecné si zkontrolujeme případně upravíme potřebná pole.
Řádky prodejní nabídky importujeme ze souboru JSON na kartě prodejní nabídky přes Proces → Import JSON nabídky a vybereme požadovaný soubor.
Po importu se nám načtou řádky prodejní nabídky, kdy
Atlassian cena - původní nákupní cena od Atlassian
Pořizovací cena - nákupní cena
Pořizovací cena (LM) - nákupní cena v CZK
Upgrade credit
Naše sleva % - nákupní sleva od Atlassian
Jednotková cena bez DPH - prodejní cena
Řádková sleva % - lze zadat slevu, která se promítne do koncové prodejní ceny (Částka na řádku bez DPH)
Částka řádkové slevy - vypočtená prodejní sleva
Částka na řádku bez DPH - koncová prodejní cena (včetně slevy)
Předplacené období od/Přeplacené období do - předplatné období pro licence. Pole je povinné a musí být vyplněno nejpozději před zaúčtování prod. objednávky
Pokud uživatel pro načtení řádků prodejní nabídky použije JSON soubor, některé sloupce v řádcích prodejní nabídky jsou needitovatelné. Pokud by uživatel potřeboval data v těchto polích editovat, lze si řádky přidat manuálně a nebo je zkopírovat a následně upravit dle potřeby.
Řádky lze přidat i manuálně v sekci Řádky klikem do následujícího volného řádku ve sloupci Typ. Systém automaticky vyplní hodnotu z předchozího řádku, případně pomocí rozbalovacího menu v řádku zvolíme Zboží.
Vyplníme další sloupce v příslušném řádku:
Číslo - vybereme ze seznamu dle typu licence
Popis - vyplníme manuálně popis prodávaného produktu/služby
Zbylé sloupce v řádcích vyplníme analogicky jako je vyplněno u importu z JSON
Pro správné zobrazení hodnot nákladů v položkách zboží je nutné vyplnění polí:
· Pořizovací cena (LM) – nákupní cena v lokální měně
· Pořizovací cena – nákupní cena v měně dokladu
Prodejní nabídku lze poslat zákazníkovi k odsouhlasení přes akci Tisk/odeslání.
Prodejní nabídku, která již byla odeslána zákazníkovi, je možné vydat a tak lépe identifikovat, které prodejní nabídky již byly odeslány zákazníkovi a které ne (otevřeny). Vydání je možné na kartě prod. nabídky přes akci Vydat.
Po odsouhlasení prodejní nabídky zákazníkem může uživatel nevyhovující řádky nabídky smazat označením řádku a přes Spravovat → Odstranit řádek . Řádky je možné mazat i hromadně (Klávesové zkratky ).
Převod prodejní nabídky na prodejní objednávku je na kartě prodejní objednávky přes akci Proces → Vytvořit objednávku. Systém bude vyžadovat potvrzení, že opravdu chceme převést prodejní nabídku na prodejní objednávku.
Pokud dojde k převodu prodejní nabídky na prodejní objednávku dříve než je navazující příležitost uzavřena, systém nás upozorní hláškou, že příležitost musí být nejprve uzavřena, aby mohlo dojít k převodu prod. nabídky na prod. objednávku.
Pokud akci odsouhlasíme, systém zobrazí okno pro uzavření příležitosti, kde můžeme nastavit parametry uzavření příležitosti.
Můžeme zvolit, zda chceme objednávku převést do lokální měny (CZK) s příslušným kurzem.
Po uzavření příležitosti systém dokončí převedení prod. nabídky na prod. objednávku a nabídne nám její zobrazení.
Prodejní objednávku k dané příležitosti nalezneme jednak v seznamu prodejních objednávek nebo přes seznam příležitostí ve sloupci Číslo prodejního dokladu
Po kliknutí na číslo prod. objednávky na řádku dané příležitosti zvolíme Otevřít úplný seznam
Dále zvolíme prod. objednávku ze seznamu a zvolíme Karta a dostaneme se na kartu prod. objednávky.
U vytvořené prodejní objednávky je potřeba změnit její stav z otevřená na vydaná, což umožní její snazší identifikaci pro následnou fakturaci a zároveň znemožní editovat její řádky.
Vytvoření zálohové faktury z prodejní objednávky
Na kartě prod. objednávky je možné vytvořit zálohovou fakturu přes Akce → Záloha → Vytvořit zálohu. V sekci Detaily faktury pak můžeme nastavit odpovídající kód způsobu platby pro danou prod objednávku.
Pokud víme, že pro určitého zákazníka budeme vyžadovat vždy zálohovou platbu, lze kód způsobu platby nastavit defaultně na kartě daného zákazníka v sekci Platby. Po tomto nastavení se nám bude kód způsobu platby ze zákazníka automaticky propisovat na všechny doklady tohoto zákazníka.
Pro vytvoření zálohové faktury vybere kód zálohy z předdefinovaného seznamu např. dle typu zákazníka (EU, tuzemský, 3. země). Výši zálohy si můžeme navrhnout v % a nebo přímo částkou, kde nám pak systém automaticky % dopočítá.
Po odsouhlasení zálohy nám ji systém vytvoří a zeptá, zda ji chceme otevřít.
Pokud je u zálohy vše v pořádku můžeme zálohu vydat přes Vydat → Vydat.
Po vydání zálohové faktury se její stav změní K úhradě a přes Sestava je možné ji vytisknout a nebo poslat emailem.
Finální fakturace prodejní objednávky
Prerekvizity:
prodejní objednávka je ve stavu vydaná
v případě prodejní zálohové faktury máme již přijatou a zaúčtovanou zálohu od zákazníka
je vyplněné pole Datum nákupu v hlavičce prod. objednávky, které určuje směnný kurz pro přepočet nákladové strany prod. objednávky
Pro přepočet nákladové strany prod. objednávky je potřeba v Nastavení prodeje a pohledávek zvolit měnu pro přepočet směnným kurzem v poli Nákupní měna Atlassian
Datum nákupu lze zvolit odlišné pro každý řádek prod. objednávky.
Na kartě prodejní objednávky zkontrolujeme, případně upravíme potřebná data jako DUZP apod. A provedeme kontrolu zaúčtování přes Účtování → Náhled účtování.
Nemělo by docházet k editaci řádku prod. objednávky, protože by nám vznikaly rozdíly mezi nákupní a prodejní objednávkou.
Pokud jsme se zaúčtováním spokojeni můžeme přes stejné kroky provést finální zaúčtování přes Účtovat a rovnou dodat a fakturovat . Systém nám po zaúčtování nabídne, zda chceme přejít do účtované prod. faktury nebo si ji můžeme vyhledat přes vyhledávací pole, když zadáme text “účtovaní prodejní faktury”.
Finální faktury jsou připraveny na tisk/odeslání zákazníkovi.
Finální faktura je automaticky navázaná na příležitost, z které byla vytvořena prodejní objednávka.
Zjištění marže z prodeje licencí
Marži zjistíme přes položky zboží. Do vyhledávacího pole zadáme text “položky zboží”.
Po porovnání sloupce Částka prodeje (skutečná) a Částka nákladů (neinven.) získáme požadovanou marži. Data si lze pro lepší uživatelský komfort exportovat do excelu přes šipku vpravo nahoře vedle filtru.
Vytváření prodejních dobropisů a nových prodejních faktur
V případě, že je potřeba vytvořit dobropis k prodejní faktuře, v položkách zboží by se nám měly vytvořit položky prodejního dobropisu ve stejné hodnotě, ale s opačnými znaménky (součet původní dodávky a aktuálního dobropisu musí být roven 0)
Aby se nám správně vytvořily řádky prodejní dodávky pro novou prod. fakturu, je potřeba tuto prodejní fakturu vytvořit tak, že uživatel nejprve vytvoří prodejní objednávku a z ní poté prodejní fakturu.
Pokud by uživatel vytvořil pouze prodejní fakturu bez prodejní objednávky, do položek zboží by se nám promítla vydaná prodejní faktura. Takové položky jsou poté chybné.