Vytvoření zálohové faktury
- Lucie Odehnalová
cJak prodejní, tak i nákupní zálohovou fakturu, lze vytvořit samostatně bez vazby na jakýkoliv jiný doklad v systému. Toto založení je možné v seznamu Prodejních zálohových faktur, respektive Nákupních zálohových faktur pomocí akce +Nový.
Po zvolení výše uvedené akce uživatel musí vybrat šablonu zálohy, dle které bude danou zálohovou fakturu tvořit.
Následně se otevře karta zálohové faktury, kde je potřeba v hlavičce vyplnit:
Číslo - vyplní systém z číselné řady
Číslo zákazníka
Datum dokladu
Datum splatnosti zálohy
Variabilní symbol
Kód bankovního účtu
V samotných řádcích je potřeba nastavit DPH účto skupinu zboží a částku daného řádku vč. DPH.
Druhou, preferovanou možností, jak zálohovou fakturu v systému vytvořit je z prodejní nebo nákupní objednávky. Nejdříve je tedy potřeba založit danou objednávku a poté na její kartě přes Akce → Záloha → Vytvořit zálohu je možné založit zálohovou fakturu pro danou objednávku.
TIP: Výše zmíněná akce je dostupná i v seznamu objednávek (NENÍ součástí standardní funkcionality - pro zpřístupnění ve vaší instanci kontaktujte svého konzultanta). V seznamu je možné vyfiltrovat vícero objednávek, které je potřeba v seznamu označit a následně je možné pro označené objednávky založit zálohové faktury hromadně. Hromadná tvorba zálohových faktur ze seznamu objednávek lze použít pouze pro objednávky, kde záloha má být vytvořena dle stejné šablony a % zálohy pro dané objednávky je totožné.
V obou případech je potřeba určit šablonu zálohy, výše zálohy v % a zdali je vyžadováno zálohovou fakturu navrhnout dle řádků.
Pokud je Navrhnout dle řádků zaškrtnuto, tak vytvořená zálohová faktura má stejné řádky jako daná objednávka včetně popisků.
Pokud tato možnost není zaškrtnuta, má vytvořená zálohová faktura tolik řádků, kolik bylo řádků v objednávce s různými DPH účto skupinami zboží, přičemž částka těchto řádků v záloze je rovna součtu částek řádků z objednávky, které mají danou DPH účto skupinu zboží.
Pokud je Záloha % menší než 100, tak dané % je aplikováno pro každý řádek objednávky.
Po potvrzení akce systém založí pro každou objednávku jednu zálohovou fakturu, kde jsou již údaje vyplněny dle objednávky, ale je možné je na kartě zálohové faktury změnit (například datum splatnosti zálohy).
ZÁLOHU JE NUTNÉ PO VYTVOŘENÍ VŽDY VYDAT a zmínit tak stav z Nový na K úhradě!
Propojení zálohy s objednávkou
Pokud byla zálohová faktura vytvořena samostatně, je třeba ji propojit s nákupní či prodejní objednávkou nebo fakturou. Toto je možné provést na kartě objednávky/faktury přes Akce → Záloha → Propojit zálohovou fakturu.
V okně které se objeví je potřeba pro propojení se zálohou kliknout na +Nový. V čísle zálohy je potřeba vybrat zálohu, kterou chceme na objednávku napárovat a v částce určit částku zálohy, kterou na objednávku chceme přiřadit.
Přes stejnou akci je možné se z objednávky podívat na to, které zálohové faktury jsou aktuálně k objednávce napárovány a v jaké výši, případně se na danou zálohovou fakturu prokliknout.
Také pomocí této akce je možné již existující vazby mezi objednávkou a zálohovou fakturou smazat nebo upravit částku, které má být propojena mezi příslušnými doklady.
Při napojování zálohy musí být striktně dodržována časová souslednost. Zálohová platba musí předcházet finální faktuře, případně musí být vystavena nejdříve v den platby, nikdy ne dříve. Propojení mezi fakturou a zálohou pak nelze navázat!