Import alokace nákladů
- Sebastián Benna
Základní informace
Cílem tohoto dokumentu je popsat, jak je možné do systému zadat náklady jednotlivých smluv za jednotlivé služby.
Alokací nákladů se rozumí rozpočítání například jedné faktury za úklid či výtah mezi nájemníky daného komplexu za určitou časovou periodu.
Potřebná nastavení
Je potřeba v systému mít zavedená měřidla s jejich stavy a dále mít správně nastaven způsob rozúčtování sdílených měřidel.
Popis funkcionality
Alokaci nákladů lze vyhledat přes lupu. Nový záznam lze přidat manuálně, kde je potřeba vyplnit datum, ke kterému se alokace vztahuje, komplex, jednotku, nájemníka, smlouvu, službu a samotnou výši alokace nákladů.
Rozúčtování služeb
Alternativou je akce Rozúčtovat služby, která je na stránce Alokace nákladů dostupná.
Po spuštění akce mohou nastat následující dva scénáře:
Alokace částky faktury
Jestliže je potřeba alokovat souhrnnou fakturu dle jednoho z klíčů popsaných níže, tak na stránce, která se objeví po spuštění akce, je potřeba vyplnit následující pole:
Služba - určuje službu k rozúčtování
Částka k rozúčtování
Metoda rozúčtování
Období od
Období do
Ve filtrech je možné nastavit, kterým jednotkám je žádoucí danou částku rozúčtovat.
Metoda rozúčtování = Rovnoměrně
Při této metodě systém dohledá, které jednotky splňují zadané filtry mají zadanou službu nastavenou jako Vyúčtovávat = ano.
Pokud tedy jednotky byly například v první půlce vyúčtovacího období nastaveny na paušál a v červnu byly upraveny na zálohy, tak systém je zahrne do vyúčtování, jelikož v době vyúčtování jsou nastaveny jako jednotky, kde se platí zálohy.
Dále systém dohledá, jestli v zadaném období od-do neexistovala smlouva pro jinou jednotku než z odstavce výše, která by stále splňovala filtry z akce alokace nákladů.
Pro tyto nalezené jednotky bude systém alokovat zadanou částku. Pokud nalezených jednotek je například 5, tak částku podělí 5. Každé jednotce tedy připadne 1/5.
Dále systém dohledá, kdo na jednotkách bydlel a po jakou dobu a poměrnou část, po kterou tam někdo bydlel, přiřadí dané smlouvě. Pokud tedy nájemník na jednotce bydlel například pouze půl roku, tak mu připadne v našem příkladě 1/10.
Po potvrzení akce systém založí nové záznamy v alokaci nákladů a uvede, které smlouvě připadla jaká část z celkové částky.
Řádky lze případně smazat a nechat systém rozpočítat částku opětovně po úpravě některých z parametrů.
Pokud celková částka neodpovídá součtu alokovaných nákladům jednotlivým smlouvám, tak to znamená že určitá jednotka nebyla po určitou dobu vyúčtovacího období obsazena nebo na ni bydlel nájemník platící paušál. Tudíž určitá část připadne pronajímateli samotnému, pokud jednotku neobsadil nebo částka byla uhrazena v paušálních platbách.
Jestliže nájemník bydlel během vyúčtovací období na jednotce X od leden do března, poté odjel pryč a vrátil se na stejnou jednotku od září, tak má 2 smlouvy. Pro každou smlouvu se počítá alokace zvlášť.
Metoda rozúčtování = m2
Při této metodě opět systém zjistí, kterým jednotkám má zadanou službu rozpočítat (obdobně jako v metodě rovnoměrně).
Následně částku rozpočítá poměrově mezi jednotky dle jejich rozlohy a částku každé jednotky rozdělí mezi smlouvy dle jejich délky.
Příklad:
Částku 100 000 chceme rozpočítat mezi jednotku A (40m2) a B (60m2) za období 01/01/2023-31/12/2023.
Jednotce A tedy připadne 40 000 a jednotce B 60 000.
Na jednotce A bydlel nájemník X celý rok 2023. Tedy 40 000 připadá jeho smlouvě.
Na jednotce B bydlel nájemník až od 01/02/2023 a během ledna jednotka nebyla obsazena. Nájemníkovi tedy připadne: (60 000/365)*334=54 904,11
Metoda rozúčtování = Počet osob
Opět algoritmus začíná tím, že systém určí mezi které jednotky bude službu rozpočítávat.
Následně počtem jednotek vynásobí délku zadaného období (systém předpokládá, že jednotky byly celou dobu obsazeny - buď nájemníkem, nebo pronajímatelem v případě neobsazené jednotky).
K výsledku z odstavce výše přičte dny, kdy na jednotkách bydleli spolubydlící.
Tímto číslem je vydělena celková částka k rozúčtování a poté tento výsledek je vynásoben počtem dní každé smlouvy, kdy v rámci smlouvy na jednotce někdo bydlel.
Příklad:
Částku 100 000 chceme rozpočítat mezi jednotku A a B za období 01/01/2023-31/12/2023.
Na jednotce A bydlel nájemník sám od 01/02/2023 (v lednu byla jednotka neobsazena).
Na jednotce B bydlel nájemník celý rok a v červnu s ním bydlel spolubydlící.
Celkový počet dní = 2*365+30=760
Nájemníkovi na jednotce A připadne: 100 000/760*334 = 43 947,37
Nájemníkovi na jednotce B připadne: (100 000/760)*(365+30)= 51 973,68
Alokace nákladů průměrnou cenou
Pro alokaci nákladů průměrnou cenou je potřeba opět spustit akci Rozúčtovat služby.
Následně je rozdíl oproti předchozí kapitole v tom, že se nevyplňuje Částka k rozúčtování, ale Průměrná částka.
Po potvrzení akce systém dohledá, která měřidla na daných jednotkách měřila rozpočítávanou službu. Zjistí jejich počáteční stav zadaného vyúčtovacího období a jejich konečný stav. Rozdíl (spotřebu) vynásobí zadanou cenou a vypočtenou částku přiřadí smlouvám.
Pokud měřidel měřících danou službu bylo na jednotce více, tak systém vypočítá spotřebu jednotlivých měřidel a celkovou spotřebu vynásobí zadanou cenou.
Pokud stav ke konci období/smlouvy v systému chybí tak systém ho dopočítá.
Předpokládejme, že známe stav měřidla k 31/12/2022 a k 30/06/2023. Pokud se nájemník ovšem odstěhoval 15/06/2023, tak potřebujeme znát stav měřidla k tomuto dni. Jestliže v systému stav není zadán, tak systém zjistí stav měřidla před tímto datem a po tomto datu. V tomto intervalu předpokládá, že spotřeba byla každý den stejná a dopočítá stav k požadovanému dni.
Příklad:
Stav k 01/01/2022 = 15
Stav k 05/01/2022 = 19
Systém tedy na pozadí počítá s tím, že stav 02/01/2022 = 16, další den 17, poté 18 a 05/01/2022 stav vychází na 19, který je v systému zadaný.
Jestliže je měřidlo sdílené, tak má nastaven způsob rozúčtování. Ten odpovídá jednomu z algoritmů popsaných v předchozí kapitole. Spotřeba měřidla je tedy poté rozdělena mezi jednotky dle počtu osob/m2 nebo rovnoměrně.
Spotřeba měřidla je násobena koeficientem, který se nastavuje při přiřazení měřidla na jednotku.