Finální vyúčtování služeb

Owned by Sebastián Benna, created
Last updated: Jun 26, 2024
4 min read

Základní informace

Tato dokumentace popisuje, jakým způsobem je možné sestavit vyúčtování, vytvořit faktury/dobropisy pro nájemníky a z jakých kroků se proces vyúčtování skládá.

Potřebná nastavení

Aby bylo vyúčtování správně sestaveno, je potřeba mít nejdříve zadané alokace nákladů.

Popis funkcionality

Vyúčtování je možné najít přes lupu. Následně přes akci +Nový lze založit nové vyúčtování.

image-20240626-105451.png

Na kartě nového vyúčtování je potřeba vyplnit následující pole:

  • Číslo

    • Může se jednat o alfanumerický řetězec obsahující například kód komplexu a rok

  • Datum od - do

    • Datumy určují období, za které vyúčtování sestavujeme

  • Zúčtovací datum

    • Určuje, ke kterému dni systém zaúčtuje nedoplatky/přeplatky

  • Datum vystavení

    • Určuje, jaké datum dokladu bude vyplněno na vytvořených fakturách/dobropisech

  • Datum splatnosti

  • Použitý kurz

    • Určuje, jakým kurzem budou přepočítány alokace nákladů do cizí měny

  • Popis hlavičky

    • Tento popis dokladu vidí také nájemník v portále

  • Popis řádků

    • Popis řádků vytvořených dokladů není v portále viditelný, ale případný tisk nebo export do účetního softwaru tento popis může zahrnout

    • %1 je nahrazeno názvem služby příslušného řádku dokladu

V sekci filtry je potřeba nastavit, kterému komplexu, jednotkám a nájemníkům vyúčtování sestavujeme.

Lze tedy sestavit vyúčtování pro celý komplex nebo ad hoc pro jediného nájemníka například.

image-20240626-110141.png

Návrh řádků vyúčtování

Jakmile je nastavena hlavička vyúčtování, tak je možné spustit akci Návrh řádků vyúčtování.

Po úspěšném dokončení akce systém vytvoří v příslušném vyúčtování řádky, kdy v zadaném období hledá jednat vytvořené alokace nákladů a dále zálohy jednotlivých služeb všech smluv. Každý řádek poté náleží jedné službě v konkrétní smlouvě.

Pokud má řádek Zálohy = 0, tak to znamená, že byla dané smlouvě vytvořena alokace nákladů, ale nájemník v rámci této smlouvy nehradil zálohové platby na danou službu.

Pokud je naopak Alokace nákladů (LCY) prázdná, tak to znamená, že nájemník platil v rámci smlouvy zálohové služby za danou službu, ale nebylo vytvořena alokace nákladů.

Těmto řádkům je potřeba věnovat zvýšenou pozornost, jelikož dost pravděpodobně chybí alokovat náklady určité služby mezi nájemníky nebo naopak byly náklady alokovány někomu, kdo službu nevyužíval případně platil paušální platby!

Navržené řádky nelze editovat. Lze je ovšem smazat, následně například doplnit chybějící alokaci nákladů nebo upravit výši vypočtené alokace a řádky navrhnout znovu.

Zálohy v cizí měně

V případě, kdy zálohy jsou placeny v cizí měně, tak alokace nákladů (LCY) je přepočítaná zadaným kurzem do měny záloh. Tento přepočet je vidět v poli Alokace nákladů. v každém řádku vyúčtování je viditelný také kurz.

Kurz lze upravit přímo v řádku vyúčtování a po potvrzení nového kurzu se systém zeptá, zdali zadaný kurz má nastavit pro všechny řádky svázané smlouvy.

Dále lze využít akce Změnit kurz, ve které je potřeba určit měnu a následně její nový kurz. Systém po potvrzení akce dohledá všechny řádky vyúčtování se zadanou měnou a kurz jim upraví.

Vytvořit doklady

Po navržení a kontrole řádků je dalším krokem vytvoření dokladů pomocí níže zvýrazněné akce.

Po úspěšném dokladů je každé smlouvě vytvořena jedna faktura nebo jeden dobropis.

Zaúčtování dokladů

Zaúčtovat vytvořené doklady je možné pomocí akce Zaúčtovat doklady, přičemž tato akce zaúčtuje pouze vybrané řádky (stačí vybrat jeden řádek pro smlouvu ABC a zaúčtují se všechny řádky s touto smlouvou, jelikož doklad pro smlouvu existuje pouze jeden).