Základní informace

Tato dokumentace slouží k popisu toho, jak je možné poslat hromadný email vybraným nájemníkům včetně příloh.

Potřebná nastavení

Aby emaily mohly být z BC odeslány je potřeba nejdříve správně nastavit E-mailové účty.

Jeden z emailů je nastaven jako výchozí. Z něj jsou například automaticky odesílány faktury nájemníkům.

Popis funkcionality

Hromadná korespondence slouží k posílání hromadných emailů nájemníkům. Je možné tuto funkcionalitu využít i pro individuální komunikaci s jedním nájemníkem.

Akce je dostupná z Role Centra → Správa nájemníků → Hromadná korespondence.

Filtrování nájemníků

Po rozkliknutí akce Hromadná korespondence se otevře stránka, kde je možné v horní části vyfiltrovat požadované nájemníky. Dostupné filtry jsou tyto:

Kód komplexu - zahrnuti budou pouze nájemníci ze zvoleného komplexu
Číslo jednotky - zahrnuti budou pouze nájemníci z vybrané jednotky
- Pokud zvolíte filtr na jednotku 101 například a nespecifikujete komplex v příslušném filtru, tak budou zahrnuti všichni nájemníci z jednotky 101 bez ohledu na komplex
Typ jednotky - email bude poslán pouze nájemníkům, kteří bydli na jednotce zvoleného typu
Číslo lůžka - email bude zaslán pouze nájemníkům, kteří mají pronajaté dané lůžko
Číslo nájemníka - přes tento filtr si lze najít konkrétního nájemníka/nájemníky
Kód jazyka - email bude zaslán pouze nájemníkům s daným kódem jazyka
Kód státní příslušnosti - do emailu budou zahrnuti pouze nájemníci dané státní příslušnosti
Smlouva od a Smlouva do - do konečného výběru budou zahrnuti nájemníci, kteří mají platnou smlouvu alespoň jeden den ve zvoleném intervalu
- Pokud je pole prázdné (např. Smlouva od = 1/1/2021 a Smlouva do je prázdná, tak tento filtr zahrne všechny nájemníky, kteří mají platnou smlouvu alespoň jeden den od 1/1/2021 nebo později)
Dlužník - jestliže je pole zaškrtnuto, tak do konečného výběru budou zahrnuti pouze nájemníci, kteří aktuálně dluží alespoň 1 Kč

Je možné filtrovat nad více poli zároveň. Například v Kód komplexu si lze zvolit konkrétní komplex a zároveň je možné vyfiltrovat nájemníky české státní příslušnosti. V tomto případě BC zahrne české nájemníky ze zvoleného komplexu.

V rámci filtrů lze využívat i znaky:

| = logické nebo - do konečného výběru budou zahrnuty všechny položky. Např. filtr VL26|ST19|MA20 zahrne všechny tři specifikované komplexy.
<> = různý od - např. filtr <> CZE zahrne všechny nájemníky, kteří mají státní příslušnost různou od CZE

Samotný email lze poslat pomocí dvou akcí popsaných v následujících kapitolách.

Poslat E-mail vybraným

Poslat E-mail vybraným pošle email pouze nájemníkům, kteří jsou v seznamu označeni uživatelem. Seznam nájemníků si lze před samotným označením konkrétních nájemníků vyfiltrovat podle návodu popsaného výše.

Označit konkrétního nájemníka je možné klinutím na řádek s daným nájemníkem. Další nájemníky je možné vybrat pomocí ctrl + kliknutí. Vybraní nájemníci jsou označeni v levém sloupci.

Pokud vyberete prvního nájemníka a následně chcete označit 5 nájemníku pod ním, tak nemusíte označovat nájemníky po jednom, ale lze využít zkratku alt + shift + kliknutí. Tato zkratka označí první vybraný řádek, řádek, na který jste klikli (včetně zmáčknuté klávesy alt a shift) a automaticky zahrne i všechny řádky mezi těmito dvěma.

Po zvolení akce Poslat E-mail vybraným se otevře nové okno, kde je možné napsat samotný email vybraným nájemníkům. Toto okno je rozděleno do sekcí dle jazyků, kterými vybraní nájemníci komunikují. Na print screenu výše byli vybráni dva nájemníci s prázdným kódem jazyka, jeden CSY a jeden ENG. Pro každou z těchto skupin je potřeba napsat samostatnou zprávu v daném jazyce.

Zprávu lze začít psát po kliknutí do pole Zpráva.

V okně, které se otevře je potřeba určit předmět emailu, napsat samotnou zprávu a je možné přiložit přílohy. Pro každou jazykovou skupinu je potřeba toto udělat samostatně. Kromě samotné zprávy i přílohy se můžou pro tyto skupiny lišit.

Pomocí třech teček v poli Odesílatel je potřeba vybrat jednoho z odesílatelů, který musí být nastaven v E-mailových účtech.

Přílohy lze k emailu pro danou jazykovou skupinu přiložit z okna, ve kterém se píše samotná zpráva. Stačí kliknout na číslo v poli Přílohy.

Tímto krokem se otevře okno, kde jsou zobrazeny přílohy, které jsou k příslušnému emailu již přiloženy. Tyto přílohy je možné smazat pomocí 3 teček → Odstranit řádek.

Další přílohy lze nahrát také pomocí 3 teček → Nový řádek nebo kliknutím do pole Příloha v novém řádku.

Následně budete vyzváni, aby jste vybrali soubor, který chcete k emailu přiložit.

Jakmile jsou emaily pro všechny skupiny sepsané, tak samotné odeslání je potřeba potvrdit pomocí akce Poslat E-mail.

Poslat hromadný E-mail

V části pod filtrací se automaticky vždy zobrazují všichni nájemníci, kteří danému filtru vyhovují.

Akce Poslat hromadný E-mail vás automaticky přesměruje na další stranu, kde můžete napsat samotný email všem nájemníkům, kteří zvolenému filtru odpovídají.

Následující postup je již stejný jako je popsáno v přechozí kapitole. Tato akce se od předchozí liší tím, že zahrne všechny vyfiltrované nájemníky a ne jen označené uživatelem.