Základní informace

Tento dokument popisuje, jak je možné v systému zajistit, aby u dané smlouvy byly generována evidenční listy a ty byly posílány nájemníkovi do portálu.

Evidenční list je potřeba vygenerovat při založení smlouvy a při jakékoliv změně nájemného/záloh na služby, která není časově omezena.

Potřebná nastavení

V Nastavení komplexu je potřeba nastavit tiskovou sestavu pro Evidenční list.

Dále je potřeba v Nastavení komplexu zaškrtnout pole Zasílat evidenční listy.

Nelze mít v jeden čas zaškrtlé pole Zasílat evidenční listy a také pole Souhrnná platba v portále. Je to z důvodu toho, že pokud je nájemníkovi zobrazena pouze souhrnná platba, tak rozpad na jednotlivé složky v evidenčním listu by neměl mít k dispozici.

Pokud tedy jedno ze zmíněných polí zaškrtnete a druhé je již zaškrtlé, tak systém na toto upozorní chybou.

Popis funkcionality

Níže uvedené kapitoly popisují, jak se systém chová u smluv, které mají zaškrtlé pole “Zasílat evidenční listy. Pro smlouvy, které toto pole zaškrtlé nemají, tak se evidenční listy netvoří ani neposílají do portálu nájemníků.

Založení smlouvy

Při přiřazování nájemníka na jednotku/lůžko systém automaticky nastaví zasílání evidenčních listů dle nastavení příslušného komplexu, ovšem nastavení lze pro danou smlouvu změnit. Opět platí, že nelze slučovat platby v portále a zasílat evidenční listy v jeden čas.

Jakmile je přiřazení nájemníka potvrzeno, tak je v systému vygenerována smlouva. Pokud daná smlouva má nastaveno Zasílání evidenčních listů, tak se u této smlouvy automaticky vygeneruje první dodatek reprezentující daný evidenční list, aby ho nájemník měl k dispozici před podpisem smlouvy.

Nájemník svůj první evidenční list vidí v portále v sekci Smlouvy, kde je záložka zobrazující dodatky a také ho má k dispozici u samotné smlouvy při podpisu mezi přílohami.

Tvorba dalších evidenčních listů

Jakmile je u smlouvy upraven nájem nebo platby za služby bez časového omezení, tak se pro smlouvu, kde je nastaveno zasílání evidenčních listů generuje další evidenční list reflektující danou změnu platby.

Pokud dojde k úpravě plateb za služby přímo na příslušné jednotce lůžku a k aktualizaci otevřených pohledávek, tak se u smlouvy pro danou jednotku/lůžko vygeneruje evidenční list.

Dále se evidenční list tvoří při spuštění inflační doložky nebo úpravě nájemného/služeb a nájemného/služeb vč. kauce. Při těchto operacích se vygeneruje jednak dodatek reprezentující danou změnu (například inflační doložka) a dále se vygeneruje dodatek typu evidenční list.

Některé z uvedených dodatků nejsou platné ihned, ale čekají na podpis ze strany nájemníka. Evidenční list reprezentují rozpad celkové platby je vygenerován až po podpisu, kterým nájemník souhlasí s navýšením platby.

Manuální vytvoření evidenčního listu

Evidenční listy vytvořené spolu s jiným dodatkem nebo se samotnou smlouvou jsou v systému neustále dostupné a je možné je dle potřeby tisknout a posílat nájemníkovi.

Pokud nájemník využívá portál, tak tyto evidenční listy má v portále neustále k dispozici.

Pokud by v systému existovala historická smlouva, která by evidenční list neměla vygenerovaný, jelikož v dané době funkcionalita ještě nebyla dostupná, tak je možné u smlouvy vygenerovat evidenční list pomocí Akce → Vytisknout evidenční list na kartě samotné smlouvy.

Po spuštění akce se objeví informační hláška, kterou je potřeba potvrdit.

Akce pouze netiskne evidenční list, ale generuje další dodatek typu evidenční list u dané smlouvy.

Tím je zajištěna historie, kdo a kdy evidenční list u dané smlouvy generoval. Také takto vytvořený dodatek má nájemník opět k dispozici v portále.

Pokud má nájemník povolené notifikace, tak bude informován emailem, že mu byl vytvořen nový dodatek, který najde v portále.

Pokud není potřeba generovat další evidenční list, ale stačí vytisknout již existující evidenční list, tak v sekci dodatky vyberte evidenční list určený pro tisk a zvolte akci Vytisknout dodatek.

Tato akce pro manuální tvorbu evidenčních listů a jejich tisku si dohledává údaje i v nepodepsaných dodatcích.

Pokud by tedy u smlouvy existoval dodatek měnící například služby a tento dodatek by čekal na podpis, tak nájemník evidenční list v portále uvidí až po podpisu.

Jestliže by nájemník vyžadoval evidenční list před podpisem dodatku, tak je možné ho vygenerovat pomocí zmíněné akce v této kapitole. Po podpisu dodatku se ovšem vygeneruje ten samý evidenční list.

Manuální tvorba evidenčních listů je možná pouze u smluv, kde je povoleno Zasílat evidenční listy. Tato kontrola zajišťuje, aby nebyl vygenerován u smluv, u kterých tvorba evidenčních listů z nějakého důvodu nebyla povolena