Základní informace

Tato dokumentace popisuje postupy, jak je možné smlouvu podepsat, jak se podpis projeví v systému, a také, jak se o podepsání smlouvy dozví makléř, byla-li smlouva podepsána nájemníkem přes portál.

Potřebná nastavení

Akce podpis smlouvy je možná v Business Central z karty samotné smlouvy. Jinými slovy smlouva musí být v systému již vytvořena. Smlouva se tvoří po dokončení akce Přiřadit nájemníka.

V nastavení komplexu je nutné také zvolit tiskovou sestavu pro nájemní smlouvu, aby systém věděl, který dokument má vytvořit.

Popis funkcionality

V této sekci je nejdříve popsáno, jak probíhá podpis smlouvy nájemníkem přes portál. Poté je uveden postup podpisu přímo v Business Central. V sekci Aktivity nájemníků se nachází dlaždice Podpis smlouvy nájemníkem.

Podpis smlouvy nájemníkem přes portál

Jestliže nájemník podepíše smlouvu přes portál, tak makléř se o této skutečnosti dozví v Role Centru. V sekci Aktivity nájemníků se nachází dlaždice Podpis smlouvy nájemníkem.

Po rozkliknutí této dlaždice si lze zobrazit všechny smlouvy, které byly podepsány nájemníkem přes portál. Záznamy jsou defaultně seřazeny od nejnovějšího po nejstarší. Záznam se seznamu lze odstranit pomocí akce Označit výběr jako přečteno.

V Business Central i v portále se smlouva přepne do stavu Platná. Také se ke kartě příslušné smlouvy přiloží pdf příloha této smlouvy.

Mezi přílohami na kartě smlouvy jsou i pdf všech platných dodatků. Některé dodatky jsou platné ihned po vytvoření (inflační doložka, prodloužení, výpověď ze strany nájemníka…) a jako pdf jsou ke smlouvě přiloženy tedy okamžitě po vytvoření. Jiné dodatky je potřeba podepsat (výpověď dohodou, změna nájmu a služeb…) a až po podpisu jsou platné a až v tomto okamžiku je jejich pdf příloha ke smlouvě přiložena.

V sekci historie je poté uloženo, kdo a kdy tuto smlouvu podepsal.

Podpis smlouvy makléřem v Business Central

Pokud nájemník například portál nevyužívá nebo neví, jak smlouvu v portálu podepsat, tak je možné smlouvu podepsat i přímo v Business Central. Akce pro podepsání je dostupná na kartě smlouvy (Proces → Podepsat smlouvu).

Po dokončení této akce se stav smlouvy změní na Platná a opět se přiloží pdf příloha ke kartě smlouvy. V sekci Historie je opět zaznamenáno, kdo a kdy smlouvu podepsal.

Další dopady podpisu smlouvy v Business Central a portálu

Mimo to, že po podpisu se změní stav smlouvy a přiloží se pdf příloha dokumentu, tak dalším významným dopadem je vygenerování pohledávek. Pohledávky jednak vidí nájemník v portále i s jejich celkovými částkami a daty splatnosti.

V Business Central si lze vygenerované pohledávky zobrazit z Role Centra pomocí Finance → Otevřené pohledávky.

Otevřené pohledávky lze filtrovat například pomocí konkrétního čísla smlouva.

Pohledávky jsou generovány pro každý měsíc. Jinými slovy finanční údaje ve smlouvě odpovídají měsíčním poplatkům (nájem a služby).

Pokud nájem a služby nejsou ve stejné měně, tak pro každý měsíc jsou vygenerovány dvě pohledávky. Jedna pro nájem v měně A a druhá pohledávka je pro služby v měně B.

Pohledávky jsou generovány pouze při prvním podpisu smlouvy. Jinými slovy pokud dojde k podpisu smlouvy, která je ve stavu = Nepodepsaná. Pokud by po prvním podpisu došlo k znovu otevření smlouvy (například by bylo potřeba opravit osobní údaje nájemníka), tak stav smlouvy je roven Znovu otevřená. Při podepsání smlouvy v tomto stavu se pohledávky již negenerují, protože byly vygenerovány při prvním podpisu.

Jestliže je pohledávka otevřená, tak si lze ze seznamu otevřít její kartu a změnit údaje, je-li to potřeba (například byla ve smlouvě špatně vyplněna výše kauce).

Každou noc Business Central prochází otevřené pohledávky. Pokud najde některou, jejíž datum splatnosti je rovno aktuálnímu datu, tak ji zaúčtuje. To znamená, že pohledávka bude smazána ze seznamu Otevřených pohledávek a bude přesunuta do seznamu Zaúčtovaných pohledávek.

Pohledávky, které již byly zaúčtovány nelze nikterak měnit, ani pomocí dodatků. Zaúčtované pohledávky si lze zobrazit z Role Centra pomocí Finance → Zaúčtované pohledávky.

V tomto seznamu jsou také pohledávky zvýrazněny barevně. Zeleně jsou plně zaplacené pohledávky (Zůstatek = 0) a červeně jsou neuhrazené pohledávky po splatnosti.

Otevřené i již zaúčtované pohledávky lze také najít na kartě nájemníka v sekcích Nezaúčtované platby a Účtované platby.